رهگیری مرسوله و پیامک خودکار به مشتری
بعد از ارسال بسته، مشتری یک سؤال دارد: «کجاست؟». اگر کد رهگیری ندهید، می‌پرسد و شما باید جواب بدهید؛ اگر بدهید، خودش پیگیری می‌کند. ولی ثبت کد رهگیری سفارش‌به‌سفارش و فرستادن آن به مشتری، هم وقت می‌گیرد و هم خطا دارد: یک رقم غلط، کد یک بسته برای مشتری دیگر. این مقاله می‌گوید با اسکن چطور این کار را سریع‌تر و دقیق‌تر انجام دهیم. نگاه کلی‌تر در راهنمای ارسال سفارش است.
چرا کد رهگیری مهم است؟
- تماس پشتیبانی کم می‌شود. مشتری که کد دارد کمتر زنگ می‌زند.
- اعتماد زیاد می‌شود. بسته‌ای که رهگیری دارد قابل‌پیگیری است.
- اختلاف راحت‌تر حل می‌شود. اگر بسته گم شود یا دیر برسد، شما و حامل سندی دارید.
روش قدیمی و دردسرهایش
روش معمول این است: کد را از رسید پست یا برنامهٔ حامل می‌خوانید، در سفارش تایپ می‌کنید، بعد جداگانه پیامک یا پیام می‌فرستید. خطاهای رایج:
- یک رقم اشتباه تایپ شده،
- کد برای سفارش دیگر ثبت شده،
- فراموش شده پیامک بفرستید،
- سفارش‌های شلوغ آخر روز عقب می‌افتند.
ثبت کد رهگیری با دو اسکن
در پنل اول، در صفحهٔ «بسته‌بندی و ارسال»، دکمهٔ «ثبت کد رهگیری» صفحه‌ای دارد که دقیقاً این مشکلات را هدف گرفته. کار دو مرحله دارد:
- مرحلهٔ ۱: برچسب سفارش. بارکد برچسب چاپ‌شدهٔ روی بسته را اسکن می‌کنید تا سفارش مشخص شود. (این صفحه فقط برای سفارشی کار می‌کند که ارسال شده باشد؛ برای سفارش ارسال‌نشده پیام می‌دهد که کد رهگیری فقط برای سفارش ارسال‌شده ثبت می‌شود.)
- مرحلهٔ ۲: بارکد شرکت حمل. شرکت حمل را انتخاب و بارکد کد رهگیری روی رسید یا بستهٔ حامل را اسکن می‌کنید.
با اسکن دوم، کد رهگیری به سفارش وصل و ذخیره می‌شود و پیامک «کد رهگیری» برای مشتری می‌رود، اگر آن پیامک در تنظیمات اعلان‌های فروشگاه روشن باشد. اگر برای سفارش قبلاً کدی ثبت شده بود، با کد جدید جایگزین می‌شود و پنل پیش از ذخیره همین را می‌گوید. پایین صفحه فهرست مرسوله‌هایی که در همان نشست ثبت کرده‌اید را می‌بینید.
چون به‌جای تایپ دو بارکد اسکن می‌کنید، خطای رقم از بین می‌رود و ربط کد به سفارش خودکار است. اگر به برچسب‌های چاپی هنوز نرسیده‌اید، برچسب پستی و بسته‌بندی با اسکن را بخوانید.
مثال عملی (فرضی)
فرض کنید آخر روز ۲۰ بسته را به پست داده‌اید. با روش دستی، تایپ کد و فرستادن پیام برای هر بسته شاید ۱ تا ۲ دقیقه طول بکشد، یعنی نیم ساعت یا بیشتر. با اسکن، هر بسته چند ثانیه می‌گیرد. این عددها تخمین فرضی برای نشان‌دادن ایده‌اند؛ زمان واقعی خودتان را با ساعت بگیرید و مقایسه کنید.
ثبت دستی کد
گاهی بارکد خراب است یا رسید ندارد. در آن صورت کد را می‌شود دستی هم نوشت: در صفحهٔ رهگیری کادر کد را تایپ کنید، یا در فهرست بسته‌بندی برای سفارش ارسال‌شده «افزودن کد رهگیری» (یا «ویرایش» اگر کد دارد) را بزنید و کد و شرکت حمل را وارد کنید. با خالی کردن کد، کد رهگیری حذف می‌شود. در ایستگاه بسته‌بندی هم هنگام ثبت ارسال، «کد رهگیری و شرکت حمل» اختیاری است. فقط مواظب باشید کد را با سفارش درست تطبیق دهید.
پیامک به مشتری
پیامک‌های مشتری در تنظیمات اعلان‌های فروشگاه هر کدام کلید جدا دارند: «ثبت سفارش»، «تایید سفارش»، «ارسال سفارش»، «کد رهگیری»، «تحویل سفارش»، «لغو سفارش» و «بازگشت وجه». «ارسال سفارش» وقتی می‌رود که وضعیت سفارش به ارسال‌شده برسد و اگر کد رهگیری از قبل ثبت شده باشد، کد را هم در همان پیامک دارد (بدون کد، متنی با لینک پیگیری می‌رود). «کد رهگیری» پیامی جدا برای وقتی است که کد بعد از ارسال سفارش ثبت یا اصلاح شود، مثل همین صفحهٔ اسکن. هر دو را می‌توانید روشن یا خاموش کنید. دو نکته:
- متن پیامک را می‌شود شخصی‌سازی کرد. متن دلخواه شما برای تأیید اول فرستاده می‌شود و پس از تأیید فعال می‌شود؛ تا آن موقع متن پیش‌فرض می‌رود. زمان تأیید را عدد نمی‌دهیم، پس قبل از روز شلوغی انجامش دهید.
- شمارهٔ مشتری باید درست ثبت شده باشد. شمارهٔ غلط یعنی پیامک به جای دیگری می‌رسد. بحث ثبت درست مشتری در مدیریت مشتریان فروشگاه آمده است.
مثال متن (فقط نمونه، و در صورت تأیید): «سفارش شما ارسال شد. کد رهگیری: ... از فروشگاه ...». کوتاه، بدون تبلیغ، با نام فروشگاه. پیامک‌های طولانی چند بخش حساب می‌شوند و هزینهٔ بیشتر دارند.
حامل‌ها و بارکدها
پنل حامل‌های پست، تیپاکس، پستکس، چاپار، پیک و «سایر» را می‌شناسد و صفحهٔ رهگیری برای همهٔ آن‌ها فقط متنِ بارکد را می‌خواند و کنار شرکت حمل انتخاب‌شده ذخیره می‌کند؛ قالب کد را برای هر حامل جداگانه اعتبارسنجی نمی‌کند. پس اگر حاملی که استفاده می‌کنید بارکد ندارد یا قالبش عجیب است، پیش از روز شلوغ با چند بسته آزمایش کنید و ثبت دستی را بلد باشید.
چند توصیه برای تجربهٔ بهتر مشتری
- زمان تقریبی را بنویسید. کد رهگیری معمولاً چند ساعت تا یک روز بعد فعال می‌شود؛ مشتری اگر بلافاصله بررسی کند و نبیند، نگران می‌شود. می‌توانید در متن بنویسید «ممکن است فعال‌شدن چند ساعت طول بکشد».
- لینک رهگیری حامل را بدهید، نه فقط کد.
- ارسال دوباره را ثبت کنید. اگر بسته برگشت و دوباره فرستادید، کد جدید ثبت و مشتری باخبر شود.
- پس از تحویل، یک پیام کوتاه بپرسد همه‌چیز خوب بود؟ این گاهی اختلاف را زود حل می‌کند و گاهی نظر مثبت می‌آورد.
اشتباه‌های رایج
- اسکن بارکد بدون چک برچسب سفارش. ابتدا مطمئن شوید سفارش درست باز شده است.
- ثبت کد بسته‌ها به صورت انبوه آخر هفته. مشتری روزها بی‌خبر می‌ماند.
- پیامک بدون نام فروشگاه. پیامی که فرستنده‌اش مشخص نیست مشکوک دیده می‌شود.
- شمارهٔ مشتری بدون بازبینی. مخصوصاً برای سفارش‌های دایرکت که شماره دستی ثبت می‌شود.
- تغییر متن پیامک روز قبل از کمپین. چون تأیید لازم دارد.
- نادیده‌گرفتن مرجوعی. وقتی بسته برمی‌گردد، رهگیری و وضعیت سفارش را هم به‌روز کنید.
سؤال‌های رایج
اگر مشتری شماره نداشته باشد؟
پیامک نمی‌رود (سیستم آن را به‌دلیل نبودن شماره رد می‌کند)؛ کد را از راه دیگری (واتس‌اپ یا تلگرام) بدهید.
آیا پیامک هزینه دارد؟
هر پیامک از سهمیهٔ پیامک ماهانهٔ پلن شما کم می‌شود (پیامک فارسی تا ۷۰ نویسه یک واحد است و بعد از آن هر بخش حدود ۶۷ نویسه، و پاورقی لغو هم در شمارش می‌آید). وقتی سهمیه تمام شود پیامک ارسال نمی‌شود. اندازهٔ سهمیه را در صفحهٔ پلن‌ها و صورتحساب ببینید؛ عددی اینجا نمی‌گذاریم.
آیا باید حتماً کد رهگیری ثبت کنم؟
برای پیک شهری یا تحویل حضوری معمولاً کدی نیست. برای پست و تیپاکس بله، بهتر است.
چند بسته را با هم می‌توانم اسکن کنم؟
اسکن پشت‌سرهم است: برچسب سفارش، بعد بارکد حامل، برای هر بسته. اسکن پیوسته و بدون تایپ باعث سرعت می‌شود.
ادامه
برای کل مسیر ارسال این راهنما را ببینید و امکانات در صفحهٔ مدیریت سفارش و ارسال اول است. با ۷ روز تست رایگان اول صفحهٔ رهگیری را امتحان کنید.
مدیریت سفارش و ارسال با اول
همین کارهایی که خواندید را در اول انجام دهید. ثبت‌نام چند دقیقه بیشتر نمی‌برد.
