برچسب پستی و بسته‌بندی سریع با اسکن بارکد
وقتی روزی ده سفارش دارید، بسته‌بندی را با چشم و حافظه هم می‌شود انجام داد. وقتی روزی پنجاه سفارش داشته باشید، چشم خسته می‌شود: رنگ مشابه برداشته می‌شود، یک عدد کم می‌ماند، برچسب سفارش دیگر روی بسته می‌چسبد. بسته‌بندی با اسکن بارکد راهی است که این خطاها را در همان لحظه می‌گیرد. این مقاله می‌گوید روش چطور کار می‌کند و برچسب پستی را چطور چاپ کنیم. نگاه کلی‌تر به کل مسیر ارسال در راهنمای ارسال سفارش است.
چرا اسکن؟
اسکن یعنی به‌جای «به‌نظرم همه چیز هست»، هر قلم را با دستگاه تأیید کنید. سه فایده:
- خطای انتخاب کم می‌شود: کالای غلط اسکن می‌شود و سیستم نمی‌پذیرد.
- کم و زیادی معلوم می‌شود: اگر تعداد از سفارش بیشتر یا کمتر باشد، می‌بینید.
- سرعت بالا می‌رود: تایپ و تیک‌زدن دستی حذف می‌شود.
شرط این روش، داشتن بارکد یا کد کالا برای کالاهاست. اگر کالاهایتان هنوز بارکد ندارند، برچسب بارکد و انبارداری را بخوانید.
صف بسته‌بندی
اولین صفحهٔ این بخش («بسته‌بندی و ارسال») یک صف است: سفارش‌های تأییدشده‌ای که آدرس ارسال دارند و آمادهٔ بسته‌بندی‌اند. بالای آن چهار شمارنده هست: «آماده بسته‌بندی»، «در حال بسته‌بندی»، «بسته‌بندی شده» و «ارسال‌شده امروز». می‌توانید با شمارهٔ سفارش، نام یا تلفن مشتری جستجو کنید و حتی بارکد برچسب سفارش را اسکن کنید (با اسکنر یا دوربین) تا مستقیم همان سفارش باز شود.
اسکن اقلام یک سفارش
با باز کردن سفارش، «ایستگاه بسته‌بندی» فهرست اقلام و یک نوار پیشرفت اسکن را نشان می‌دهد. دو راه برای تأیید هر قلم:
- اسکن بارکد یا کد کالا. با اسکنر معمولی یا با دوربین گوشی. هر اسکن یک واحد را تأیید می‌کند.
- زدن روی قلم. برای کالایی که بارکد ندارد یا خراب است. کالایی که در آن سفارش نیست هم با پیام «این کالا در این سفارش نیست» رد می‌شود.
اگر کالایی را بیش از تعداد سفارش اسکن کنید، پنل پیغام می‌دهد که آن قلم قبلاً به‌طور کامل اسکن شده. اگر بخواهید اسکن‌ها را پاک کنید و از اول شروع کنید دکمهٔ «از نو» (و کلید Esc) هست.
هشدار برای اقلام تأییدنشده
اگر بخواهید بسته‌بندی را ثبت کنید ولی هنوز قلمی تأیید نشده باشد، پنل پنجرهٔ هشدار «همه اقلام تأیید نشده‌اند» را نشان می‌دهد. این هشدار مانع نیست: می‌توانید «ادامهٔ اسکن» را بزنید یا «تأیید همه و ثبت بسته‌بندی» را. ارسال بدون تکمیل بسته‌بندی هم ممکن است، ولی دوباره می‌پرسد «ارسال بدون تکمیل بسته‌بندی؟». در بیشتر موارد همین پیام جلوی ارسال ناقص را می‌گیرد.
مثال عددی (فرضی)
اعداد فرضی‌اند. فرض کنید فروشگاهی روزی ۴۰ سفارش بسته‌بندی می‌کند و با بسته‌بندی چشمی، ۲ بسته در هفته (حدود ۱ درصد) دچار اشتباه می‌شود. هر اشتباه یعنی یک پیام، یک ارسال دوباره و یک مشتری ناراحت. اگر اسکن این خطا را به نصف برساند، در یک ماه حدود ۴ بستهٔ کمتر اشتباه می‌رود. نسبت واقعی خودتان را از یادداشت مرجوعی‌ها و شکایت‌های ماه گذشته دربیاورید؛ این‌جا فقط روش حساب را نشان می‌دهیم.
برچسب پستی
بعد از تأیید، بسته برچسب لازم دارد. دو قالب چاپی در پنل است:
| قالب | برای چه | نکته |
|---|---|---|
| برچسب پستی (۱۰×۱۵) | چاپگر برچسب یا برگهٔ برچسب‌دار | کوچک و مناسب چسباندن روی بسته |
| فاکتور پستی (A5) | وقتی فاکتور و آدرس را در یک برگ می‌خواهید | برای گذاشتن داخل یا روی بسته |
در هر دو قالب (و بقیهٔ قالب‌های برچسب) کد رهگیری هم چاپ می‌شود، ولی فقط وقتی حامل کدی صادر کرده باشد؛ پیش از آن، خط رهگیری روی برچسب نیست. برچسب پستی ۱۰×۱۵ شمارهٔ سفارش و بارکد، آدرس‌ها، چند قلم اول، وضعیت پرداخت و کادر پست با بارکد و QR کد رهگیری دارد. فاکتور پستی A5 جدول اقلام با مبلغ، وضعیت پرداخت، کادر امضا و علت برگشتی را دارد. اندازه و اجزای برچسب را هم در پنجرهٔ چاپ تنظیم می‌کنید.
یک نکته: برچسب را قبل از چاپ‌شدن روی چند سفارش آزمایشی چاپ کنید و بخوانایی آدرس و اسکن‌پذیری بارکد را با گوشی امتحان کنید. برچسبی که نخواند، همان مشکل رهگیری را بعداً می‌آورد.
نشانی مبدأ و کد پستی
برای برچسب درست، نشانی مبدأ (فرستنده) باید در تنظیمات فروشگاه ثبت باشد. در پنل اول این مرحله در «راه‌اندازی و تکمیل فروشگاه» همراه روش‌های ارسال آمده است. کد پستی گیرنده هم برای بعضی روش‌ها (مثل ارسال با تاپین) الزامی است، پس سفارش بدون کد پستی ناقص است.
چیدمان ایستگاه بسته‌بندی
فناوری کافی نیست؛ چیدمان میز هم مهم است:
- کالاهای پرفروش نزدیک دست و با برچسب روشن.
- اسکنر یا گوشی روی پایه، نه دست‌به‌دست.
- چاپگر برچسب کنار میز، نه اتاق دیگر.
- مواد بسته‌بندی (کارتن، نایلون حبابدار، چسب) در اندازه‌های ثابت.
- سفارش‌ها به ترتیب صف، نه به ترتیب «هر کدام که ساده‌تر است».
اشتباه‌های رایج
- اسکن نکردن «چون کالای سادهٔ» است. همان‌ها هستند که جا می‌مانند.
- بسته‌کردن با هشدار بدون خواندن آن. هشدار را بخوانید.
- چاپ برچسب قبل از تأیید کالا. اگر سفارش عوض شود، برچسب غلط می‌ماند.
- باکیفیت‌نبودن بارکد چاپی. بارکد کمرنگ یا ریز، اسکن را کند می‌کند.
- چسباندن برچسب روی درز یا لبهٔ بسته. خوانده نمی‌شود.
- فراموش‌کردن ثبت کد رهگیری. بعد از بسته‌بندی، کد رهگیری را ثبت کنید تا مشتری خبردار شود.
سؤال‌های رایج
اگر کالا بارکد ندارد چه؟
می‌توانید با کد کالای داخلی اسکن کنید یا روی قلم بزنید. بهتر است بعداً برای کالاها بارکد بسازید.
آیا اسکن با دوربین گوشی دقیق است؟
بستگی به نور، دوربین و کیفیت چاپ بارکد دارد. برای شلوغی زیاد اسکنر مخصوص راحت‌تر است. مرورگر اجازهٔ دسترسی به دوربین را می‌پرسد.
برچسب ۱۰×۱۵ بهتر است یا A5؟
اگر چاپگر برچسب دارید، ۱۰×۱۵. اگر با چاپگر معمولی کار می‌کنید و فاکتور هم می‌خواهید، A5.
کسی که بسته‌بندی می‌کند چه دسترسی لازم دارد؟
برای شروع و ثبت بسته‌بندی و ارسال، دسترسی «بسته‌بندی» در بخش فروش لازم است؛ دیدن صف با دسترسی دیدن فروش ممکن است. نیازی نیست دسترسی مالی داشته باشد.
ادامه
نمای کلی ارسال در راهنمای ارسال سفارش است و امکانات پنل در صفحهٔ مدیریت سفارش و ارسال اول. با ۷ روز تست رایگان اول چند سفارش آزمایشی بسازید و مسیر اسکن و چاپ برچسب را امتحان کنید.
مدیریت سفارش و ارسال با اول
همین کارهایی که خواندید را در اول انجام دهید. ثبت‌نام چند دقیقه بیشتر نمی‌برد.
