فروش حضوری و آنلاین با یک موجودی؛ چرا اکسل جواب نمی‌دهد

مغازه دارید و از اینستاگرام هم می‌فروشید. انبار یکی است: همان قفسه‌ای که پشت پیشخوان است. ولی دفتر فروش دو تاست: یکی کاغذ یا اکسل کنار صندوق، یکی چت‌های دایرکت. صبح که قفسه را می‌شمارید، عدد با هر دو دفتر فرق دارد. فروش حضوری و آنلاین با یک موجودی یعنی هر دو کانال از یک عدد بخوانند و هر دو، همان لحظه آن را به‌روز کنند.

این مقاله برای فروشگاه‌هایی است که مغازهٔ فیزیکی دارند و می‌خواهند آنلاین هم بفروشند، یا برعکس. می‌گوییم اکسل دقیقاً کجا می‌شکند، یک موجودی مشترک چه چیزی را عوض می‌کند و در اول چطور راه‌اندازی می‌شود.

اکسل کجا می‌شکند؟

اکسل برای شروع خوب است و ایرادی ندارد. اما برای فروش هم‌زمان در دو جا سه ضعف دارد:

1. همه‌چیز دستی است. باید بعد از هر فروش، ردیف کالا را پیدا کنید و عدد را کم کنید. در شلوغی ساعت ۶ عصر، نیمی از فروش‌ها ثبت نمی‌شود.
2. همزمان دو نفر نمی‌توانند به‌روز کنند. فایل روی یک رایانه است؛ فروشندهٔ دایرکت از گوشی چیزی نمی‌بیند.
3. فایل «حقیقت» ندارد. وقتی دو نسخه از فایل هست، کدام درست است؟ مغازه‌داری که هر شب یک نسخه می‌گیرد، فردا نمی‌داند کدام را باز کند.

مثال عددی: فروشگاه پوشاک با ۲۰۰ کالا که ۱۲۰ تایشان رنگ و سایز دارند. اگر هر کالای متنوع به‌طور میانگین ۶ ترکیب رنگ و سایز داشته باشد، می‌شود حدود ۷۲۰ ردیف موجودی برای ۱۲۰ کالا، به‌علاوهٔ ۸۰ کالای ساده؛ جمعاً نزدیک ۸۰۰ ردیف. حالا فروش روزانه ۲۰ تا از مغازه و ۱۵ تا از دایرکت را در نظر بگیرید: ۳۵ بار در روز باید یک ردیف از ۸۰۰ تا را پیدا کنید و کم کنید. اگر فقط ۱ فروش از ۲۰ فروش را (۵٪) فراموش کنید، یعنی روزی ۲ ردیف غلط، ماهی ۴۰ تا؛ بعد از دو ماه فایل دیگر قابل اعتماد نیست.

یک موجودی مشترک چه چیزی را عوض می‌کند؟

در اول، موجودی به کالا و تنوع آن (مثلاً رنگ و سایز) وصل است، نه به کانال. فروش از هر کانال، مغازه یا اینستاگرام یا سایت، همان موجودی را کم می‌کند و کسر آن خودکار است. سه نتیجه:

• مغازه می‌داند آنلاین چه فروخته و برعکس.
• کالای ناموجود زودتر معلوم می‌شود. نمی‌دانید که تمام شده تا مشتری در مغازه نپرسد.
• گزارش واحد. فروش مغازه و دایرکت در یک فهرست، با فیلتر کانال.

راه‌اندازی برای مغازه + دایرکت

قدم ۱: دو کانال

یک کانال «مغازه» با نوع حضوری و یک کانال «اینستاگرام» با نوع آنلاین بسازید. کانال حضوری آدرس تحویل نمی‌خواهد و ثبت فروشش سریع‌تر است. برای کانال حضوری می‌توانید «ارسال رسید پیامکی» را روشن کنید تا مشتری بعد از ثبت فروش پیامک رسید بگیرد (پیش‌فرضش خاموش است).

قدم ۲: موجودی اولیه

برای هر کالا موجودی فعلی قفسه را وارد کنید. این یک بار انجام می‌شود. اگر کالاهایتان را دارید، شمارش را یک شب بعد از بسته شدن مغازه انجام دهید تا عددها با حرکت فروش قاطی نشوند.

قدم ۳: فروش روزمره

در مغازه، فروش را با کانال «مغازه» ثبت کنید؛ در دایرکت با «اینستاگرام». هر فروش خودکار موجودی را کم می‌کند. اگر فروشنده‌ای فقط در مغازه کار می‌کند، دسترسی‌اش را به همان کانال محدود کنید.

قدم ۴: ورود کالای جدید

هر وقت کالا رسید، ورودش را در انبار ثبت کنید، تا هر دو کانال از عدد تازه استفاده کنند. این کار با «رسید ورود کالا» در بخش انبار انجام می‌شود (در مقالهٔ انبارداری بیشتر می‌گوییم).

مثال یک روز

فرض کنید پیراهن سایز L آبی ۳ عدد موجود است.

• ۱۱:۰۰ مشتری مغازه ۱ عدد می‌خرد. موجودی: ۲.
• ۱۱:۴۰ دایرکت: مشتری ۱ عدد می‌خواهد. موجودی: ۱.
• ۱۲:۱۰ مشتری دوم دایرکت دو عدد می‌خواهد. شما قبل از جواب موجودی را می‌بینید: ۱. می‌گویید «فقط یکی داریم».

بدون موجودی مشترک، در ساعت ۱۲:۱۰ هنوز فکر می‌کردید ۲ عدد دارید و قول می‌دادید.

اشتباه‌های رایج

• تفکیک موجودی «برای مغازه» و «برای آنلاین». تفکیک اولیه امن به‌نظر می‌رسد ولی کالای پرفروش یکی از دو بخش زودتر تمام می‌شود و در بخش دیگر می‌ماند.
• ثبت فروش مغازه آخر شب. باید همان لحظه یا حداکثر چند دقیقه بعد ثبت شود، وگرنه دایرکت دیرتر از موجودی باخبر می‌شود.
• تغییر عدد موجودی با دست. اگر عدد را دستی عوض می‌کنید تا درست شود، دلیل اختلاف را از دست می‌دهید. اختلاف را با شمارش دوره‌ای و ثبت ورود/خروج حل کنید.
• فراموش کردن مرجوعی. مشتری کالا را پس آورد؛ اگر موجودی برنگردد، کم‌شمار می‌شوید. در اول، روی فروش پرداخت‌شده از «تعویض یا مرجوعی» استفاده کنید: کالای برگشتی به موجودی برمی‌گردد و اختلاف مبلغ روی مانده یا اعتبار فروش می‌ماند. لغو کامل فروش هم کالاها را به موجودی برمی‌گرداند.
• فکر کردن به اینکه «با دو نفر کافی است». اشتباه از ذهن آدم‌ها می‌آید نه تعداد آن‌ها. وقتی دو کانال دارید، سیستم لازم است.

اگر سایت وردپرسی هم دارید

مغازه، دایرکت و سایت وردپرسی سه کانال‌اند که هر کدام می‌توانند از همین موجودی بخوانند. اتصال ووکامرس را ببینید. و برای نگاه کلی‌تر به کانال‌ها، راهنمای مدیریت کانال‌های فروش را بخوانید.

شمارش اولیه: چطور اشتباه نکنیم

بیشتر خطاهای موجودی از همان شمارش اول می‌آید. چند توصیهٔ ساده: شمارش را بعد از بسته شدن مغازه انجام دهید، نه وسط روز؛ هر قفسه را یک بار و با دو نفر بشمارید؛ کالای رنگ‌وسایزدار را برای هر ترکیب جدا بشمارید؛ و کالای معیوب یا امانتی را از شمارش بیرون بگذارید. اگر ۲۰۰ کالا دارید، حدود یک تا دو روز برای شمارش اولیه کافی است. هزینهٔ این دو روز را با خطاهایی که بعد از آن می‌ماند مقایسه کنید: هر اختلاف کوچک در ماه‌های بعد بزرگ می‌شود.

فروش حضوری سریع‌تر از آنلاین است؛ برای همین جدا ثبت می‌شود

در مغازه مشتری منتظر ایستاده است. به همین دلیل کانال حضوری آدرس و ارسال نمی‌خواهد و ثبت فروش کوتاه‌تر است. این تفاوت نوع کانال دلیل خوبی برای جدا ساختن مغازه از بقیه است: هم ثبت سریع‌تر می‌شود، هم در گزارش می‌دانید چقدر از فروش حضوری است. اگر همکارتان فقط پشت صندوق کار می‌کند، دسترسی او را به همان کانال محدود کنید تا به اشتباه روی کانال دیگری ثبت نکند.

سؤال‌های رایج

امتحان کنید