۷ نشانه که فروشگاهت به نرم‌افزار مدیریت فروش نیاز دارد
لازم نیست از روز اول نرم‌افزار مدیریت فروش داشته باشید. با ده سفارش در هفته، یک دفترچه و حافظه‌ای خوب کافی است. اما فروشگاه‌ها معمولاً بدون هشدار از این مرز رد می‌شوند: یک روز می‌بینید که شب‌ها ساعت‌ها صرف جمع‌بندی می‌کنید و باز هم عددها نمی‌خواند. این مقاله هفت نشانهٔ مشخص را می‌گوید که نشان می‌دهد آن مرز را رد کرده‌اید.
هر نشانه یک مثال عددی دارد (فرضی) تا بتوانید آن را با وضع خودتان بسنجید. اگر سه تا یا بیشتر برایتان درست است، وقت جدی گرفتن است.
۱. یک کالا را دو بار فروخته‌اید
وقتی در مغازه و اینستاگرام همزمان می‌فروشید و موجودی دو دفتر دارد، دیر یا زود یک کالا دو بار فروخته می‌شود.
مثال: فروشگاه پوشاک با ۲۰۰ کالا و روزی ۳۰ فروش. اگر ماهی فقط ۳ بار این اتفاق بیفتد، ۳ مشتری باید عذرخواهی بشنوند و حداقل یکی‌شان دیگر برنمی‌گردد. راهش موجودی مشترک است؛ فروش حضوری و آنلاین با یک موجودی جزئیاتش را دارد.
۲. سفارش‌ها در چت گم می‌شوند
اگر پیدا کردن یک سفارش یعنی بالا و پایین کردن چت دایرکت، با رشد فروش، این جست‌وجو هر روز طولانی‌تر می‌شود.
مثال: روزی ۱۵ سفارش دایرکت و جست‌وجوی هر سؤال «کی ارسال می‌شود؟» تقریباً ۲ دقیقه. اگر روزی ۱۰ مشتری این را بپرسند، ۲۰ دقیقه در روز یعنی ۱۰ ساعت در ماه صرف جست‌وجو. همین ۱۰ ساعت با یک فهرست وضعیت‌دار به چند دقیقه می‌رسد. روند را در ثبت سفارش اینستاگرام نوشته‌ایم.
۳. موجودی انبار با شمارش قفسه نمی‌خواند
آخر هر ماه که قفسه را می‌شمارید، عدد با دفتر چند واحد فرق دارد، و هر ماه این فاصله بیشتر می‌شود. این یعنی بعضی خروج‌ها ثبت نمی‌شود.
مثال: ۸۰۰ ردیف موجودی (کالا و رنگ و سایز) و اختلاف ۵٪؛ یعنی ۴۰ ردیف غلط. حتی اگر هر ردیف فقط ۱ عدد اختلاف داشته باشد، در ماه ۴۰ قطعه است که نمی‌دانید کجا رفته.
۴. نمی‌دانید کدام کانال می‌ارزد
اگر از اینستاگرام، تلگرام، مغازه و سایت می‌فروشید ولی نمی‌توانید بگویید کدام در ماه گذشته چقدر آورد، تبلیغ و وقت را کورکورانه خرج می‌کنید.
مثال: ۱۳۰ فروش اینستاگرام با میانگین ۴۰۰ هزار تومان (۵۲ میلیون) و ۷۰ فروش مغازه با میانگین ۹۰۰ هزار تومان (۶۳ میلیون). تعداد می‌گوید اینستاگرام، مبلغ می‌گوید مغازه. بدون گزارش جدا، فقط حس می‌کنید. راهنمای مدیریت کانال‌ها نحوهٔ مقایسه را توضیح می‌دهد.
۵. آخر ماه جمع زدن چند ساعت طول می‌کشد
اگر پایان هر ماه چند ساعت پای ماشین‌حساب می‌نشینید تا فروش را از دفترها جمع کنید، و باز هم مطمئن نیستید، وقت آن رسیده است.
مثال: ۴ ساعت در ماه، یعنی ۴۸ ساعت در سال. معادل بیش از شش روز کاری کامل که می‌شد صرف خرید و فروش شود.
۶. همکاران جدید سخت یاد می‌گیرند
وقتی دانش «کجا چه چیزی ثبت می‌شود» فقط در سر شماست، هر همکار جدید یک هفته می‌پرسد. و هر بار که شما نیستید، کار می‌خوابد.
سیستم یکسان یعنی همکار فروش در مغازه فقط کانال خودش را ببیند و فروش ثبت کند، و شما بقیه را ببینید. در اول می‌توان دسترسی هر نفر را برای هر کانال جدا (بدون دسترسی، فقط دیدن، کامل) تعیین کرد.
۷. می‌خواهید کانال تازه اضافه کنید ولی می‌ترسید
اگر از ترب، شاپینو یا سایت وردپرسی فکر کرده‌اید ولی نگران بوده‌اید که موجودی بی‌نظم شود، این خودش نشانه است. بازارگاه‌ها به موجودی و قیمت دقیق نیاز دارند. پیش از آن، توضیح ترب و شاپینو را ببینید.
چه زمانی هنوز لازم نیست؟
برای انصاف، دو حالتی را هم بگوییم که نرم‌افزار لازم نیست:
- کمتر از ۱۰ سفارش در هفته و فقط یک کانال.
- فروش سفارشی که هر سفارش عوض می‌شود و موجودی ندارید.
در این دو حالت دفترچه یا اکسل کافی است؛ هر وقت یکی از هفت نشانهٔ بالا ظاهر شد، دوباره بسنجید.
چطور تصمیم بگیریم؟
یک آزمون ساده: یک هفته چک‌لیستی بنویسید که هر بار یکی از هفت اتفاق بالا افتاد، یک خط بکشید.
- ۰ تا ۲ خط: فعلاً نیازی نیست.
- ۳ تا ۸ خط: امتحان کنید؛ ضرر احتمالی بیشتر از هزینه است.
- بیشتر از ۸ خط: دیر کرده‌اید؛ همین هفته شروع کنید.
(این جدول یک راهنمای تجربی است، نه قاعدهٔ علمی.)
بعد از تصمیم، چه چیزی را باید مدیریت کنید؟
اگر چند نشانه برایتان آشنا بود، سؤال بعدی این است که نرم‌افزار دقیقاً چه چیزی را باید جمع کند. جواب کوتاه: مسیر هر سفارش از ثبت تا ارسال، موجودی مشترک، پرداخت‌ها و سود، و مشتری بعد از خرید.
این مسیر را کامل، با یک مثال عددی و برنامهٔ سی‌روزهٔ شروع، در مدیریت فروش در فروشگاه نوشته‌ایم. اگر فقط چند خط وقت دارید، چهار سؤال اول آن مقاله را از خودتان بپرسید: چه فروخته‌ام، چه در راه است، چه ماند و چه برایم ماند؟
اشتباه‌های رایج هنگام انتخاب نرم‌افزار
- انتخاب نرم‌افزار بر اساس تعداد امکانات. هر چه امکانات بیشتر، آموزش بیشتر. ببینید روزانه چه کاری می‌کنید و آن را بسنجید.
- انتقال همهٔ اطلاعات قدیم. لازم نیست سابقهٔ سه سال را وارد کنید. موجودی فعلی را بشمارید و از امروز شروع کنید.
- ندادن نرم‌افزار به همکاران. اگر فقط شما استفاده کنید و همکاران همچنان از دفتر استفاده کنند، همان مشکل قبلی را دارید.
- تأخیر تا «وقتی شلوغ‌تر شد». شلوغی زمان مناسبی برای یادگیری نیست؛ شروع در هفتهٔ آرام ساده‌تر است.
- اتکا به حافظه برای کانال‌های پیام‌رسان. فروش در تلگرام را ببینید؛ کانال‌های پیام‌رسان هم باید ثبت شوند.
هزینهٔ پنهان نداشتن نرم‌افزار؛ یک حساب کلی
برای یک فروشگاه با ۳ کانال و روزی ۳۰ فروش، ممکن است این‌ها اتفاق بیفتد: ماهی ۳ فروش مضاعف، ماهی ۱۰ ساعت جست‌وجوی سفارش، ماهی ۴ ساعت جمع‌بندی آخر ماه. جمعاً ۱۴ ساعت کار اضافه در ماه، یعنی بیش از یک و نیم روز کاری، به‌علاوهٔ ۳ مشتری ناراضی. این عددها فرضی‌اند، اما اگر ساعت کار خودتان را حساب کنید و مشتری ناراضی را هم، معمولاً هزینهٔ ماهانهٔ نرم‌افزار از این کمتر درمی‌آید. با این حال، حساب را خودتان بسنجید؛ نرم‌افزاری که استفاده نشود هیچ صرفه‌ای ندارد.
اولین هفتهٔ استفاده را چطور بگذرانیم؟
برای آنکه نرم‌افزار واقعاً به کار بیاید، هفتهٔ اول را ساده نگه دارید. روز اول: فقط یک کانال بسازید و ۲۰ کالای پرفروش را وارد کنید. روز دوم تا پنجم: همهٔ فروش‌های همان کانال را در سیستم ثبت کنید. روز ششم: موجودی را با قفسه تطبیق دهید. روز هفتم: نمودار کانال را ببینید و تصمیم بگیرید کانال بعدی کدام باشد. این برنامهٔ ساده از خیلی از نرم‌افزارهای رها شده جلوگیری می‌کند.
سؤال‌های رایج
آیا اول فقط برای فروشگاه‌های بزرگ است؟
نه. فروشگاه با چند ده کالا هم می‌تواند استفاده کند. معیار، تعداد کانال و حجم کار است. سقف پلن‌ها روی تعداد کانال فروش، کارمند، مشتری، پیامک ماهانه و فضای تصاویر است، نه روی تعداد کالا؛ مقدار هر پلن را در صفحهٔ تعرفه ببینید.
اگر همکارانم کامپیوتر ندارند؟
پنل روی گوشی هم کار می‌کند.
چقدر طول می‌کشد تا راه بیفتد؟
راه‌اندازی اولیهٔ کانال‌ها و کالاها بسته به تعداد کالا از یک عصر تا چند روز است؛ به تجربهٔ خودتان در همان ۷ روز آزمایشی بسنجید. اگر کالاهایتان در فایل اکسل یا سایت دیگری است، وارد کردن آن‌ها از فایل یا انتقال خودکار کار را کوتاه می‌کند.
آیا می‌شود فقط یک کانال را شروع کنم؟
بله؛ پیشنهاد ما همین است.
نشانه‌ها را با اول بسنجید
۷ روز تست رایگان اول را شروع کنید، کانال‌های فعلی‌تان را بسازید و یک هفته فروش‌ها را ثبت کنید. اگر کمک نکرد، چیزی از دست نداده‌اید. صفحهٔ مدیریت کانال‌های فروش را هم ببینید.
مدیریت کانال‌های فروش با اول
همین کارهایی که خواندید را در اول انجام دهید. ثبت‌نام چند دقیقه بیشتر نمی‌برد.
