گزارش سود و زیان ماهانه را چطور بخوانیم
پایان ماه، گزارش مالی آماده است و چند کارت اعداد جلوی شماست. بیشتر مردم یک نگاه به «سود خالص» می‌اندازند و می‌روند. اما این عدد وقتی معنا دارد که بدانید از کجا آمده و با ماه قبل چه فرقی دارد. گزارش سود و زیان در معنای ساده یعنی همین: درآمد، بهای کالا، هزینه و آنچه ماند را پشت سر هم ببینید.
یک مرز را اول بگوییم: داشبورد مالی اول نمای مدیریتی از سود و زیان است، نه صورت سود و زیان رسمی با قالب قانونی. برای اظهارنامه و دفاتر قانونی به حسابدار و نرم‌افزار حسابداری نیاز دارید. تصویر کلی در راهنمای حسابداری فروشگاه اینترنتی است.
قدم ۱: بازهٔ درست را انتخاب کنید
بالای داشبورد مالی فیلتر بازه هست: برای گزارش ماهانه «ماه قبل» یا بازهٔ کامل یک ماه شمسی را بگذارید. هر کارت تغییر خود را با بازه‌ای هم‌طولِ درست قبل از آن نشان می‌دهد. پس «ماه قبل» با همان تعداد روز پیش از آن مقایسه می‌شود. «این ماه» از اول ماه شمسی تا امروز است؛ وسط ماه جاری، مقایسه با همان تعداد روز آخر ماه قبل است (نه با ماه کامل قبل)، پس برای مقایسهٔ ماه با ماه، ماه کامل را انتخاب کنید.
قدم ۲: پیش از هر چیز هشدار بالای صفحه را بخوانید
اگر بالای داشبورد نوشته «قیمت خرید N قلم کالا ثبت نشده»، سود این ماه بالاتر از واقع است. اول با دکمهٔ «مشاهده کالاها» برای آن‌ها رسید بزنید. عددهای زیر را تا وقتی این هشدار هست قطعی نگیرید.
قدم ۳: شش کارت را به ترتیب بخوانید
- درآمد فروش: آیا نسبت به ماه قبل رشد کرده؟
- بهای تمام‌شده: اگر فروش ۱۰ درصد بالا رفته و بها ۲۰ درصد، حاشیه کم شده است.
- سود فروش (با درصد حاشیه): حاشیه کاهش یافته یا بالا رفته؟
- سایر درآمدها: بیشتر از هزینهٔ ارسال دریافتی است.
- هزینه‌های سربار: چه چیزی بالا رفته؟
- سود خالص: نتیجهٔ همه.
مثال فرضی: ماه قبل و این ماه.
| کارت | ماه قبل | این ماه | تغییر |
|---|---|---|---|
| درآمد فروش | ۱۰۰ میلیون | ۱۲۰ میلیون | ۲۰٪ بیشتر |
| بهای تمام‌شده | ۶۰ میلیون | ۷۸ میلیون | ۳۰٪ بیشتر |
| سود فروش | ۴۰ میلیون | ۴۲ میلیون | ۵٪ بیشتر |
| هزینه‌های سربار | ۲۵ میلیون | ۳۰ میلیون | ۲۰٪ بیشتر |
| سود خالص (با ۱ میلیون سایر درآمدها) | ۱۶ میلیون | ۱۳ میلیون | ۱۹٪ کمتر |
فروش ۲۰ درصد بالا رفته، ولی سود خالص پایین آمده. چرا؟ حاشیه از ۴۰ به ۳۵ درصد رسیده (۴۲ از ۱۲۰) و هزینه‌ها هم زیاد شده‌اند. اگر فقط به فروش نگاه می‌کردید، ماه را «عالی» می‌خواندید. (عددها فرضی‌اند.)
قدم ۴: نمودار روند را ببینید
«روند فروش و هزینه» درآمد، سود فروش، سایر درآمدها، هزینه‌ها و سود خالص را در بازه‌های کوچک‌تر (مثلاً روزانه یا هفتگی) نشان می‌دهد. دنبال سه چیز باشید: روزهای افت ناگهانی، هفته‌ای که هزینه جهش داشته و اینکه سود فروش دنباله‌رو درآمد است یا از آن جدا می‌شود.
قدم ۵: بپرسید چرا؟ با گزارش‌ها
وقتی چیزی عجیب بود، «گزارش‌های مالی» را باز کنید:
- حاشیه افتاده؟ تب محصولات را با «کمترین حاشیه سود» مرتب کنید تا کالاهای مسئله را ببینید. قیمت خرید بالا رفته یا تخفیف زیاد داده‌اید؟
- فروش افتاده؟ تب کانال فروش نشان می‌دهد کدام کانال افت کرده.
- هزینه بالا رفته؟ تب هزینه‌ها را بر اساس «بیشترین افزایش» مرتب کنید.
- وابستگی به چند مشتری؟ تب مشتری را ببینید.
- فروشنده‌ها: تب فروشنده سهم هر کس را نشان می‌دهد.
از ثبت هزینه‌ها و قیمت تمام‌شده برای دنبال کردن علت‌ها کمک بگیرید.
قدم ۶: سه تصمیم بنویسید
گزارش بدون تصمیم کاغذبازی است. آخر هر جلسه سه جمله بنویسید: یک چیز که ادامه می‌دهم، یک چیز که تغییر می‌دهم، یک چیز که بررسی می‌کنم. در مثال بالا: قیمت دو کالای پرفروش را مرور می‌کنم (حاشیه)، تبلیغاتی که فروش اضافه نیاورد را قطع می‌کنم (هزینه)، قیمت خرید سه کالا را از تأمین‌کنندهٔ دیگر می‌پرسم (بها).
هر چند وقت گزارش را ببینیم؟
گزارش کامل ماهانه، مرور کوتاه هفتگی. در مرور هفتگی فقط دو چیز را ببینید: هشدار «بدون قیمت خرید» و درآمد و سود فروش هفته نسبت به هفتهٔ قبل. سود خالص هفتگی معنای کمی دارد، چون هزینه‌هایی مثل اجاره ماهانه‌اند. در جلسهٔ ماهانه است که سود خالص و حاشیه ارزش مقایسه پیدا می‌کنند.
چه چیزهایی را این گزارش نمی‌گوید؟
- جریان نقدینگی. سود با موجودی بانک یکی نیست؛ سفارش‌های نیمه‌پرداخت تا تسویه در فروش نمی‌آیند.
- کارمزد درگاه‌ها و مالیات.
- سود هر کانال بعد از هزینهٔ آن کانال. هزینه‌های سربار به کانال تقسیم نمی‌شوند.
- ارزش‌گذاری انبار برای مالیات.
برای این‌ها حسابدار و ابزار حسابداری لازم است.
اشتباه‌های رایج
- قضاوت از روی فروش.
- خواندن گزارش قبل از ثبت هزینه‌ها و رسیدها. ابتدا ثبت‌ها را تمام کنید.
- مقایسهٔ بازه‌های نابرابر.
- تغییر ماه قبل بعد از ثبت دیرهنگام هزینه. با ثبت دیر، سود ماه‌های بسته‌شده تغییر می‌کند.
- اتکا به یک گزارش. برای هر مشکل گزارش مرتبط را ببینید.
- بدون عمل ماندن. سه تصمیم بنویسید.
سؤال‌های رایج
گزارش را می‌شود خروجی گرفت؟
فعلاً خود گزارش‌های مالی خروجی اکسل یا چاپ مخصوص ندارند؛ عددها را در پنل می‌بینید. فهرست فروش‌ها خروجی اکسل دارد که می‌توانید برای حسابدار بگیرید.
چقدر طول می‌کشد؟
اگر ثبت‌ها به‌روز باشند، جلسهٔ ماهانه ۳۰ دقیقه کافی است.
آیا فاکتورها در گزارش می‌آیند؟
فاکتور برای هر فروش از جزئیات آن باز می‌شود؛ گزارش‌های مالی از خود فروش‌ها ساخته می‌شوند.
سود و زیان رسمی برای مالیات چه؟
با حسابدار شما است؛ این گزارش مدیریتی است.
با اول امتحانش کنید
صفحهٔ حسابداری اول را ببینید و با ۷ روز تست رایگان اول داشبورد مالی را برای ماه گذشته باز کنید.
حسابداری فروشگاه با اول
همین کارهایی که خواندید را در اول انجام دهید. ثبت‌نام چند دقیقه بیشتر نمی‌برد.
