انبارگردانی دوره‌ای؛ روش ساده برای فروشگاه‌های کوچک
بیشتر فروشگاه‌ها انبارگردانی را کاری سنگین می‌دانند: یک روز تعطیلی، چند نفر، برگه‌های شمارش و شب‌کاری. برای همین یا اصلاً انجام نمی‌شود یا سالی یک بار. نتیجه این است که اختلاف سال‌ها روی هم جمع می‌شود. انبارگردانی یعنی کالاها را بشمارید، با موجودی سیستم مقایسه کنید و فرق را اصلاح کنید. اگر کوچک و دوره‌ای انجام شود، هیچ‌کدام از آن زحمت‌ها را ندارد.
این مقاله یک روش ساده پیشنهاد می‌دهد و می‌گوید در اول چطور انجامش دهید. تصویر کلی انبار در راهنمای انبارداری فروشگاه است.
چرا موجودی سیستم با قفسه فرق می‌کند؟
حتی اگر هر فروش را ثبت کنید، علت‌های ریزی هست که کسر خودکار موجودی نمی‌بیند:
- کالایی شکسته یا گم شده و ثبت نشده است.
- فروش با مدل اشتباه (سایز دیگر) ثبت شده است.
- جنسی رسیده و رسیدش زده نشده است.
- کالای نمونه به کسی داده شده است.
- بسته‌ای در بسته‌بندی کم یا زیاد گذاشته شده است.
هیچ‌کدام فاجعه نیستند، ولی اگر شمارش نکنید، همه جمع می‌شوند.
دو نوع شمارش در اول
اول دو راه می‌دهد:
- شمارش کامل انبار: همهٔ کالاهای موجودی‌دار برای شمارش می‌آیند.
- شمارش کالاهای خاص: فقط کالاهایی که انتخاب می‌کنید.
هر شمارش یک یادداشت اختیاری دارد، مثلاً «انبارگردانی پایان فصل» یا «بخش لوازم جانبی». برای فروشگاه کوچک شمارش کالاهای خاص معمولاً کافی و عملی‌تر است.
روش پیشنهادی: شمارش بر اساس اهمیت
به‌جای یک شمارش بزرگ سالانه، سه سطح داشته باشید:
| گروه | چه کالاهایی | هر چند وقت |
|---|---|---|
| پرفروش یا گران | ۲۰ درصد کالاهایی که بیشترین فروش یا ارزش را دارند | ماهی یک بار |
| متوسط | بقیهٔ کالاهای فعال | هر سه ماه |
| کم‌فروش | کالاهای دیرفروش | سالی یک یا دو بار، یا همراه کامل انبار |
مثال فرضی: فروشگاهی با ۲۰۰ کالا. ماهانه ۴۰ کالای پرفروش را می‌شمارد؛ با سرعت حدود یک دقیقه برای هر کالا، کمتر از یک ساعت طول می‌کشد. در سه ماه همهٔ کالاها یک بار شمرده شده‌اند، بدون یک روز تعطیلی. (عددها فرضی‌اند.)
قدم‌به‌قدم در اول
- از بخش انبارگردانی «شمارش کالاهای خاص» را بزنید و کالاها را انتخاب کنید.
- یادداشتی بنویسید تا بعداً بدانید این شمارش چه بود.
- برای هر کالا (یا هر مدل: رنگ، سایز) عدد واقعی قفسه را وارد کنید. موجودی سیستم کنارش دیده می‌شود.
- ستون «اختلاف» فرق را نشان می‌دهد. کالاهایی که اختلاف بزرگ دارند را دوباره بشمارید.
- «نهایی‌سازی» را بزنید. موجودی کالاهای شمارش‌شده اصلاح می‌شود.
مهم: بعد از نهایی‌سازی نمی‌شود آن شمارش را ویرایش کرد. تا نهایی نشده، شمارش «باز» است و در داشبورد انبار به‌عنوان انبارگردانی باز دیده می‌شود.
در حین شمارش فروش نزنید یا حواستان باشد
موجودی مورد انتظار هر کالا در لحظهٔ شروع شمارش ثبت می‌شود و بعد از آن ثابت می‌ماند، نه زنده. پس اگر وسط شمارش کالایی فروخته شود، عدد قفسه کم می‌شود ولی عدد مورد انتظار همان می‌ماند، و اختلافی ساختگی (کسری) پیدا می‌شود. دو راه ساده: شمارش را خارج از ساعت فروش انجام دهید، یا کالاهایی را بشمارید که لحظه‌ای فروش نمی‌روند.
بعد از اختلاف: علتش را بنویسید
وقتی اختلاف پیدا شد، فقط اصلاحش نکنید. بپرسید چرا. اگر چند بار پشت هم یک کالای مشخص کسری دارد، احتمالاً مدل اشتباه ثبت می‌شود یا بسته‌بندی مشکل دارد. هر اختلافی که با نهایی کردن شمارش اصلاح شود با دلیل «اصلاح انبارگردانی» در تاریخچهٔ موجودی ثبت می‌شود و جدا از دلیل‌هایی مثل شکستگی یا گم‌شدن نیست. اگر از قبل می‌دانید کالایی شکسته یا گم شده، همان را پیش از شروع شمارش با ثبت ضایعات و دلیلش وارد کنید؛ آن‌وقت عدد مورد انتظار شمارش درست است و فقط کسری ناشناخته می‌ماند. یک مثال فرضی: از یک کالا ۳ عدد کم بود و دو عدد آن شکسته بود؛ اگر ضایعات را قبل از شمارش ثبت کرده باشید، فقط ۱ عدد اختلاف می‌ماند.
بارکد کار را سریع می‌کند
اگر کالاها بارکد دارند، پیدا کردن هر کدام روی قفسه و تطبیقش با سیستم آسان‌تر است. بارکد و برچسب کالا را ببینید.
اشتباه‌های رایج
- انتظار اینکه یک بار شمارش برای همیشه کافی است. انبارگردانی عادت است، نه پروژه.
- شمردن همه چیز با هم. خسته می‌شوید و خطا زیاد می‌شود. گروه‌بندی کنید.
- نهایی کردن بدون بازبینی. پس از نهایی شدن قابل ویرایش نیست؛ اختلاف‌های بزرگ را قبلش دوباره بشمارید.
- نشمردن مدل‌های رنگ و سایز. هر مدل جدا شمرده می‌شود، نه جمع محصول.
- شمارش وقتی رسید ثبت‌نشده دارید. ابتدا رسیدهای پیش‌نویس را نهایی کنید و بعد بشمارید.
- اصلاح بی‌یادداشت. یادداشت شمارش در سوابق می‌ماند و بعداً راهنمای شماست.
سؤال‌های رایج
هر چند وقت انبارگردانی کنم؟
برای کالاهای پرفروش ماهانه و برای بقیه فصلی، یا به نسبت اختلافی که می‌بینید.
انبارگردانی بر سود هم اثر دارد؟
اصلاح موجودی ارزش انبار را عوض می‌کند، ولی کسری یا اضافهٔ انبارگردانی (و ضایعات) در داشبورد مالی به‌عنوان هزینه یا زیان وارد سود نمی‌شود؛ فقط کالاهای فروخته‌شده بهای تمام‌شده دارند. اگر می‌خواهید زیان کسری در سودتان دیده شود، آن را خودتان به‌عنوان هزینه در بخش مالی ثبت کنید.
انبارگردانی در همهٔ پلن‌ها هست؟
انبارگردانی در پلن «رشد» است.
شمارش ناقص را می‌شود نگه داشت؟
شمارش تا نهایی‌سازی باز می‌ماند و در فهرست سوابق دیده می‌شود. هر اسکن همان لحظه در شمارش ثبت می‌شود و عددهایی که دستی تایپ می‌کنید با دکمهٔ «ذخیره» (که تعداد موارد ذخیره‌نشده را هم نشان می‌دهد) نگه داشته می‌شود؛ پس پیش از بستن صفحه ذخیره را بزنید.
با اول امتحانش کنید
صفحهٔ انبارداری اول را ببینید و با ۷ روز تست رایگان اول یک شمارش کالاهای خاص برای پرفروش‌ترین کالاهایتان انجام دهید.
انبارداری فروشگاه با اول
همین کارهایی که خواندید را در اول انجام دهید. ثبت‌نام چند دقیقه بیشتر نمی‌برد.
