رسید ورود کالا چیست و چرا مهم است
صاحب یک فروشگاه لوازم جانبی می‌گفت: «جنس را که می‌گیرم، تعدادش را تو دفتر می‌نویسم، قیمتش را روی فاکتور کاغذی می‌ماند». شش ماه بعد وقتی خواست بداند کدام کالا سود بیشتری داشته، فاکتورها پراکنده بود و قیمت‌ها از یاد رفته بود. رسید ورود کالا همین ضعف را حل می‌کند: هر بار جنس می‌رسد، تعداد، قیمت خرید و تأمین‌کننده در یک سند ثبت می‌شود و موجودی را زیاد می‌کند.
در این مقاله می‌گوییم رسید ورود کالا چیست، در اول چطور پر می‌شود، چرا «ورود فقط با رسید» تنظیم خوبی است و رسید چه اشتباه‌هایی دارد. بحث گسترده‌تر انبار در راهنمای انبارداری فروشگاه است.
رسید ورود کالا چه چیزی را ثبت می‌کند؟
رسید یک سند است که چهار چیز را کنار هم می‌گذارد:
- چه کالایی (و کدام مدل: رنگ، سایز)
- چند عدد
- به چه قیمت خریداری شده
- از چه کسی (تأمین‌کننده) و پرداخت شده یا نه
نتیجهٔ نهایی‌سازی رسید دو چیز است: موجودی هر کالا به اندازهٔ تعداد زیاد می‌شود و قیمت خرید ثبت می‌شود. قیمت خرید پایهٔ حساب سود است؛ هر فروش بعداً با آن قیمت (بهای تمام‌شده) مقایسه می‌شود. ماجرا در قیمت تمام‌شده و قیمت‌گذاری کالا باز شده است.
رسید را در اول چطور بزنیم؟
- در بخش رسیدها «ثبت رسید ورود کالا» را باز کنید.
- تأمین‌کننده را انتخاب کنید. اگر قبلاً در دفترچهٔ تأمین‌کنندگان نیست، همان‌جا بسازید.
- کالاها را با جستجوی نام، کد کالا یا بارکد بیفزایید. برای هر کدام تعداد و قیمت خرید را بنویسید.
- اگر مدل تازه‌ای رسیده است (مثلاً سایز جدید)، زیر همان محصول «افزودن مدل جدید» بزنید. توضیح بیشتر در مدیریت تنوع محصول است.
- وضعیت پرداخت را مشخص کنید و رسید را نهایی کنید.
رسید نیمه‌کاره پیش‌نویس خودکار ذخیره می‌شود؛ اگر وسط کار اینترنت قطع شد یا باید جواب تلفن را می‌دادید، چیزی از دست نمی‌رود. تا زمانی که «نهایی‌سازی» نزده‌اید، موجودی تغییری نمی‌کند.
بعد از نهایی شدن هم قابل ویرایش است
اشتباه در رسید طبیعی است: تعداد را یکی زیاد زدید یا قیمت فاکتور بعداً اصلاح شد. رسید بعد از نهایی شدن هم قابل ویرایش است و لازم نیست حذف و دوباره بسازید. ویرایش تأمین‌کننده، تاریخ، وضعیت پرداخت و یادداشت هر وقت ممکن است. اگر تعداد یک خط را عوض کنید، موجودی همان مدل به‌اندازهٔ تفاوت بالا یا پایین می‌رود؛ کم کردن تعداد فقط تا جایی ممکن است که کالای کافی در موجودی مانده باشد (اگر بخشی از آن فروخته شده، پنل اجازه نمی‌دهد). قیمت خرید (میانگین موزون) فقط وقتی به‌روز می‌شود که تعداد یک خط بیشتر شود و به همان تعداد افزوده‌شده حساب می‌شود؛ تغییر قیمت یک خط بدون تغییر تعداد، قیمت خرید ثبت‌شدهٔ کالا را عوض نمی‌کند.
دفترچهٔ تأمین‌کنندگان و بدهی
رسید می‌تواند به یک تأمین‌کننده وصل شود. فهرست تأمین‌کنندگان یک‌بار ساخته می‌شود و در رسیدهای بعدی انتخاب می‌شود. رسیدهای «پرداخت‌نشده» نشان می‌دهند به کدام تأمین‌کننده بدهکارید؛ بعد از تسویه علامتش را بزنید. فهرست رسیدها با فیلتر پرداخت‌شده/پرداخت‌نشده این دید را می‌دهد.
این همان چیزی نیست که حسابداری رسمی «حساب‌های پرداختنی» می‌نامد، فقط یادآوری ساده و مفیدی است برای فروشگاه کوچک.
چرا «ورود فقط با رسید»؟
در تنظیمات انبار، گزینهٔ «گارد رسید انبار» دو حالت دارد:
- ورود کالا فقط با رسید رسمی: موجودی فقط با رسید زیاد می‌شود و قیمت خرید هم ثبت می‌شود.
- ثبت مستقیم موجودی هم مجاز است: در صفحهٔ محصول هم می‌شود عدد موجودی را دستی عوض کرد.
حالت دوم راحت‌تر است ولی دو ضرر دارد. اول، قیمت خریدی ثبت نمی‌شود و سود آن کالا حساب نمی‌شود. دوم، هر کسی که دسترسی دارد می‌تواند عدد را بی‌ردپا عوض کند. ما حالت اول را پیشنهاد می‌کنیم، مخصوصاً وقتی چند همکار در پنل کار می‌کنند. رسید و انبارگردانی و حد سفارش در پلن «رشد» هستند.
مثال عددی: دو رسید برای یک کالا
مثال فرضی: ۱۰ عدد شال را عدد‌به‌عدد ۱۹۰ هزار تومان خریده‌اید. هفتهٔ بعد ۱۰ عدد دیگر را ۲۱۰ هزار تومان.
- بعد از رسید اول: موجودی ۱۰، قیمت خرید ۱۹۰ هزار.
- بعد از رسید دوم (اگر هیچ شالی نفروخته بودید): موجودی ۲۰ و قیمت خرید میانگین موزون: (۱۰ × ۱۹۰ + ۱۰ × ۲۱۰) ÷ ۲۰ = ۲۰۰ هزار تومان.
در اول قیمت خرید به‌صورت میانگین موزون حساب می‌شود. اگر شال را ۳۲۰ هزار تومان بفروشید، سود هر عدد ۱۲۰ هزار تومان حساب می‌شود. این قیمت روی همان سطر فروش ثبت می‌ماند و رسیدهای بعدی سود فروش‌های گذشته را عوض نمی‌کنند. اگر قیمت‌ها روی کالاهای مختلف تفاوت دارند، به رسید دقیق نیاز دارید، وگرنه سود خیالی به دست می‌آید. (عددها فرضی‌اند.)
اشتباه‌های رایج
- رسید نزدن. جنس روی قفسه است و در سیستم نیست؛ موجودی سیستم کمتر از واقعیت می‌ماند و کالا ناموجود دیده می‌شود، در حالی که دارید.
- ثبت قیمت خرید غلط یا صفر. سود آن کالا کاذب بالا می‌رود. اگر مطمئن نیستید، قیمت فاکتور را قبل از نهایی کردن دوباره ببینید.
- افزودن حمل و هزینهٔ گمرکی به قیمت خرید فراموش می‌شود. اگر کرایهٔ حمل جزو بهای کالا حساب می‌شود، تصمیم بگیرید آن را در قیمت خرید بیفزایید یا جدا به‌عنوان هزینه ثبت کنید، ولی دو بار ثبت نکنید. رسید فیلد جدایی برای حمل یا گمرک ندارد (فقط تأمین‌کننده، تاریخ، پرداخت‌شده‌بودن، یادداشت و خط‌های کالا با تعداد و قیمت واحد)؛ پس یا آن را در قیمت واحد هر کالا بگنجانید یا در بخش مالی جدا به‌عنوان هزینه ثبت کنید.
- ساختن تأمین‌کنندهٔ تکراری. «نیلی» و «پوشاک نیلی» دو تأمین‌کننده می‌شوند و بدهی پخش می‌شود.
- اصلاح موجودی با ثبت مستقیم به‌جای رسید. قیمت خرید ثبت نمی‌شود.
- نهایی نکردن پیش‌نویس. رسید پیش‌نویس موجودی را زیاد نمی‌کند. فهرست پیش‌نویس‌ها را هفتگی ببینید.
سؤال‌های رایج
اگر قیمت خرید را نمی‌دانم چه کنم؟
تخمین معقول بزنید و بعداً با رسید دقیق اصلاح کنید. کالای بدون قیمت خرید در سود درست حساب نمی‌شود و داشبورد مالی دربارهٔ آن هشدار می‌دهد.
رسید برای کالایی که خودم تولید می‌کنم هم لازم است؟
اگر موجودی را از طریق رسید وارد کنید، قیمت تمام‌شدهٔ تولید را به‌جای قیمت خرید بنویسید. رسید مفهوم جدایی به نام «تولید» ندارد و هر قیمت واحدی را که بنویسید می‌پذیرد؛ تأمین‌کننده را هم می‌توانید خالی بگذارید.
آیا رسید بدون تأمین‌کننده هم می‌شود؟
بله، تأمین‌کننده اختیاری است. رسیدهای بدون تأمین‌کننده را در فهرست رسیدها هم می‌شود جدا فیلتر کرد.
رسید را می‌شود حذف کرد؟
رسید پیش‌نویس را می‌شود حذف کرد، چون هنوز موجودی را عوض نکرده است. رسید نهایی‌شده را نه حذف می‌توان کرد و نه ابطال، چون موجودی را بالا برده و ثبتش در تاریخچهٔ موجودی مانده است. اشتباهش را با ویرایش همان رسید اصلاح کنید: تعداد را درست کنید تا موجودی به‌اندازهٔ تفاوت اصلاح شود. اگر کالا خراب بود یا به تأمین‌کننده برگشت، از «ثبت ضایعات» استفاده کنید.
با اول امتحانش کنید
اگر می‌خواهید ورود کالا را مرتب و با قیمت خرید ثبت کنید، صفحهٔ انبارداری اول را ببینید و با ۷ روز تست رایگان اول یک رسید بزنید تا موجودی و قیمت خریدش را در فهرست موجودی ببینید.
انبارداری فروشگاه با اول
همین کارهایی که خواندید را در اول انجام دهید. ثبت‌نام چند دقیقه بیشتر نمی‌برد.
