کسر خودکار موجودی بعد از هر فروش چطور کار می‌کند
بدترین ساعت یک روز شلوغ، لحظه‌ای است که مشتری کالایی را می‌خواهد و شما می‌گویید «الان نگاه می‌کنم» و واقعاً نمی‌دانید هست یا نه. معمولاً علتش این است که فروش‌ها ثبت شده‌اند ولی موجودی کسر نشده، یا موجودی کسر شده ولی فروش لغوشده برنگشته است. کسر خودکار موجودی یعنی این دو کار به یاد انسان نماند: هر فروش ثبت شد، موجودی همان کالا کم شود؛ فروش لغو شد، برگردد.
این مقاله می‌گوید در اول این اتفاق دقیقاً چه زمانی می‌افتد، چه چیزهایی را به‌صورت خودکار انجام نمی‌دهد و برای فروشگاهی که از چند جا می‌فروشد چه معنایی دارد. تصویر کلی انبارداری را در راهنمای انبارداری فروشگاه می‌بینید.
موجودی کی کم می‌شود؟
فروشی که ثبت می‌شود از موجودی کم می‌کند. ثبت فروش می‌تواند از سه راه باشد:
- از پنل: فروش جدید که خودتان برای مشتری مغازه یا سفارش دایرکت می‌زنید.
- از فروشگاه آنلاین: سفارشی که مشتری خودش در سایت شما ثبت می‌کند.
- از اتصال‌ها: سفارشی که از سرویس‌های متصل وارد می‌شود.
در هر سه حالت یک قاعده برقرار است و به نوع کانال بستگی ندارد. یعنی لازم نیست برای فروش اینستاگرام «یک کار اضافه» کنید تا انبار به‌روز شود.
پیش‌نویس موجودی را نگه نمی‌دارد
اگر فروشی را فقط به‌صورت پیش‌نویس ذخیره کنید (مثلاً می‌خواهید بعداً کامل شود)، از موجودی چیزی کم نمی‌شود. دلیلش منطقی است: پیش‌نویس هنوز فروش نیست. نتیجه‌اش این است که اگر دو پیش‌نویس برای کالای آخر دارید، هیچ‌کدام آن را رزرو نکرده‌اند. هر کدام زودتر ثبت شود، کالا را می‌بَرد. پیش‌نویس‌های باز را آخر روز مرور کنید. البته پیش‌نویس هم با موجودی فعلی سنجیده می‌شود: اگر تعداد کالا از موجودی بیشتر باشد، ذخیره‌اش خطای کمبود موجودی می‌دهد؛ و وقتی پیش‌نویس به فروش واقعی تبدیل می‌شود دوباره بررسی می‌شود و اگر در این فاصله موجودی کم شده باشد، تبدیل نمی‌شود و خطا می‌گیرید.
موجودی کی برمی‌گردد؟
دو اتفاق موجودی را به انبار برمی‌گرداند: لغو فروش و برگشت (استرداد). مشتری سفارش را کنسل کرد یا کالا را پس آورد، و شما در سیستم همان را ثبت کردید؛ موجودی زیاد می‌شود. نیازی نیست خودتان عدد را اصلاح کنید.
نکتهٔ مهم این است که وضعیت فروش را درست ثبت کنید. فرض کنید مشتری تلفنی گفت «نمی‌خواهم» و شما فقط در چت نوشتید «کنسل شد» ولی در پنل فروش را باز گذاشتید. موجودی کم‌شده می‌ماند و چند روز بعد کسی می‌پرسد چرا کالا ناموجود است.
مثال عددی: یک روز در سه کانال
مثال فرضی: از یک مدل کتانی ۶ عدد داریم.
| زمان | رویداد | موجودی بعد از رویداد |
|---|---|---|
| ۱۰ صبح | فروش مغازه، ۲ عدد | ۴ |
| ۱۲ ظهر | سفارش سایت، ۱ عدد | ۳ |
| ۲ بعدازظهر | سفارش دایرکت، ۲ عدد (ثبت‌شده) | ۱ |
| ۴ بعدازظهر | مشتری سایت سفارشش را لغو می‌کند | ۲ |
| ۶ عصر | فروش مغازه، ۱ عدد | ۱ |
در پایان روز یک عدد مانده است و لازم نبود کسی چیزی را دستی جمع و تفریق کند. اگر همین روز را بدون ثبت یکپارچه حساب می‌کردید، سه جای جدا (دفتر مغازه، چت‌ها، پنل سایت) داشتید و احتمالاً ظهر یکی از آن‌ها هنوز می‌گفت ۶ عدد.
موجودی چند کانال: مشترک است، نه تقسیم‌شده
در اول موجودی یک انبار مشترک است. فروش هر کانال از همان عدد کم می‌شود و سهمیهٔ جدا برای هر کانال وجود ندارد. این برای بیشتر فروشگاه‌ها بهترین حالت است، چون هیچ کانالی به‌خاطر سهمیهٔ خالی ناموجود نمی‌شود در حالی که کالا در انبار هست.
اما اگر کالای محدودی دارید (مثلاً ۳ عدد از یک مدل کمیاب) و دلتان می‌خواهد آن را فقط برای مغازه نگه دارید، سیستم رزرو برای کانال ندارد. راه حل عملی این است که در توضیح کالا یادداشت بگذارید یا موقتاً کالا را در کانال‌های دیگر نمایش ندهید. هر کانال تنظیم «محصولات قابل‌نمایش» دارد که می‌توانید آن را به انتخاب دستی ببرید؛ آن‌وقت فقط محصولات انتخاب‌شده در آن کانال عرضه می‌شوند. توجه کنید که این فقط محدود کردن عرضه و نمایش است، نه رزرو: موجودی همان کالا همچنان مشترک است و فروش در کانال دیگر آن را کم می‌کند.
برای فهم عمیق‌تر ماجرا، فروش حضوری و آنلاین با یک موجودی را بخوانید.
با تنوع محصول چه می‌شود؟
وقتی کالا رنگ و سایز دارد، کسر موجودی روی همان مدل انجام می‌شود، نه روی کل محصول. فروش «پیراهن آبی L» فقط موجودی همان مدل را کم می‌کند. به همین دلیل می‌شود یک محصول «بخشی ناموجود» باشد؛ مثلاً ۳ مدل از ۴ مدلش مانده باشد. اگر محصولات شما تنوع دارند، مدیریت تنوع محصول را حتماً بخوانید.
چه چیزهایی را کسر خودکار انجام نمی‌دهد؟
بهتر است توقع‌ها از اول درست باشد:
- ورود کالا را خودکار نمی‌کند. جنس تازه فقط با رسید ورود (یا ثبت مستقیم، اگر تنظیم انبار اجازه بدهد) به موجودی اضافه می‌شود.
- کالای شکسته یا گم‌شده را نمی‌فهمد. آن‌ها را با ثبت ضایعات یا انبارگردانی اصلاح کنید.
- اشتباه ثبت را تشخیص نمی‌دهد. اگر فروش را با کالای اشتباه ثبت کنید، موجودی کالای اشتباه کم می‌شود. فروش را اصلاح یا لغو کنید.
- برای هر کانال موجودی جدا نمی‌گذارد. گفتیم مشترک است.
اشتباه‌های رایج
- تغییر دستی موجودی بعد از فروش. موجودی خودش کم شده؛ اگر دستی هم کم کنید، دو بار کم می‌شود.
- لغو نکردن فروشِ کنسل‌شده. موجودی برنمی‌گردد و فروش در گزارش هم می‌ماند.
- فروش را «پیش‌نویس» نگه داشتن تا هر وقت. پیش‌نویس موجودی را نگه نمی‌دارد، پس همان کالا به نفر دیگری فروخته می‌شود.
- باور اینکه کسر موجودی جای انبارگردانی را می‌گیرد. کسر خودکار فقط فروش ثبت‌شده را می‌داند. شکستگی و کسری قفسه را نمی‌داند.
- ثبت دیرهنگام فروش مغازه. اگر شب همهٔ فروش‌های روز را یک‌جا بزنید، در طول روز موجودی غلط دیده می‌شود. فروش را سر صندوق ثبت کنید.
سؤال‌های رایج
اگر موجودی صفر باشد، می‌شود فروش ثبت کرد؟
نه، برای کالایی که پیگیری موجودی دارد. فروشی که از موجودی بیشتر بخواهد ثبت نمی‌شود و خطای کمبود موجودی می‌دهد؛ تعداد را کم کنید یا ابتدا رسید ورود کالا بزنید. این برای فروش پنل، خرید از سایت فروشگاه و سفارش‌های سرویس‌های متصل (مثل شاپینو و ووکامرس) یکسان است. فقط کالایی که «پیگیری موجودی» برایش خاموش است (موجودی نامحدود) محدودیت ندارد.
آیا باید هر روز موجودی را کنترل کنم؟
نه. اگر ورود با رسید و فروش با ثبت انجام شود، انبارگردانی دوره‌ای کافی است؛ ببینید انبارگردانی چطور انجام می‌شود.
فروش اشتباه ثبت شده است؛ چه کنم؟
فروش را لغو کنید تا موجودی برگردد و فروش درست را از نو ثبت کنید.
کسر موجودی روی سود هم اثر دارد؟
بله، به‌صورت غیرمستقیم: قیمت خرید کالا در لحظهٔ فروش روی سطر فروش ثبت می‌شود و سود از آن حساب می‌شود. این موضوع در راهنمای حسابداری فروشگاه اینترنتی توضیح داده شده است.
با اول امتحانش کنید
اگر می‌خواهید بعد از هر فروش، موجودی بدون کار اضافه به‌روز شود، صفحهٔ انبارداری اول را ببینید یا ۷ روز تست رایگان اول را شروع کنید و با ثبت چند فروش آزمایشی، کسر و برگشت موجودی را از نزدیک امتحان کنید.
انبارداری فروشگاه با اول
همین کارهایی که خواندید را در اول انجام دهید. ثبت‌نام چند دقیقه بیشتر نمی‌برد.
