انبارداری فروشگاه؛ از ورود کالا تا فروش
آخر هفته می‌خواهید بدانید چه چیزی سفارش بدهید. موجودی را از روی قفسه می‌شمارید، با دفتر مقایسه می‌کنید، عدد نمی‌خواند، و دوباره از اول. این وضع برای فروشگاهی که روزی چند فروش دارد تحمل‌پذیر است، ولی وقتی فروش از چند جا می‌آید، بی‌نظمی هر روز گران‌تر می‌شود. انبارداری فروشگاه یعنی در هر لحظه بدانید از هر کالا چند عدد دارید، آن عدد از کجا آمده، و کجا ممکن است غلط باشد.
این راهنما برای صاحب یا مدیر فروشگاهی است که انبار بزرگ و کارمند انباردار ندارد، ولی کالایش را می‌خواهد زیر کنترل داشته باشد. اول می‌گوییم انبارداری در این مقیاس چه چیزهایی را شامل می‌شود. بعد چرخهٔ کالا را از ورود تا فروش دنبال می‌کنیم، با یک مثال عددی کامل. هر بخش به مقالهٔ مفصل‌تر همان موضوع لینک دارد.
انبارداری فروشگاه شامل چه چیزهایی است؟
برای یک فروشگاه کوچک و متوسط، انبارداری پنج کار است:
- ثبت ورود کالا: هر بار جنس می‌خرید یا تحویل می‌گیرید، با تعداد و قیمت خرید ثبت شود.
- کم شدن موجودی با فروش: هر فروش، از هر کانال، از همان موجودی کم شود.
- هشدار پیش از تمام شدن: پیش از آن‌که مشتری بپرسد «موجود است؟» خودتان بدانید.
- اصلاح اختلاف: کالای شکسته، گم‌شده یا اشتباه شمرده‌شده را ثبت کنید و موجودی سیستم را با قفسه یکی کنید.
- ارزش انبار: بدانید پولتان چقدر روی قفسه خوابیده است.
انبارداری حسابداری نیست و برنامهٔ خرید هم نیست؛ ولی هر دو را تغذیه می‌کند. سود درست فقط وقتی حساب می‌شود که قیمت خرید کالا درست ثبت شده باشد، و آن قیمت از همین بخش می‌آید. دربارهٔ آن در راهنمای حسابداری فروشگاه اینترنتی نوشته‌ایم.
چرخهٔ کالا در انبار
کالا در فروشگاه سه حالت دارد: در راه، روی قفسه، و فروخته‌شده. انبارداری یعنی مرز بین این حالت‌ها را ثبت کنید.
| مرحله | چه اتفاقی می‌افتد | در پنل اول |
|---|---|---|
| ورود | کالا از تأمین‌کننده می‌رسد | رسید ورود کالا |
| فروش | کالا از قفسه به مشتری می‌رود | کسر خودکار موجودی |
| بازگشت | فروش لغو یا برگشت می‌خورد | برگشت موجودی |
| اصلاح | کالا می‌شکند، گم می‌شود یا شمارش فرق دارد | ثبت ضایعات، انبارگردانی |
در ادامه هر مرحله را باز می‌کنیم.
ورود کالا: هر چیزی که می‌آید رسید می‌خواهد
اولین قاعدهٔ انبار منظم این است که موجودی با حدس زیاد نشود. در اول، ورود کالا با رسید ورود کالا ثبت می‌شود: تأمین‌کننده را انتخاب می‌کنید، کالاها را با تعداد و قیمت خرید می‌افزایید و رسید را نهایی می‌کنید. موجودی همان لحظهٔ نهایی‌سازی زیاد می‌شود؛ تا آن موقع رسید پیش‌نویس است و موجودی تغییری نمی‌کند.
دو چیز این روش را از «عدد را دستی عوض کردن» بهتر می‌کند. اول، قیمت خرید همراه موجودی ثبت می‌شود و بعداً سود را از آن حساب می‌کنید. دوم، معلوم است هر کالا کی و از کجا آمده. اگر رسید را پرداخت‌نشده بگذارید، فهرست رسیدها نشان می‌دهد به کدام تأمین‌کننده بدهکارید. جزئیات کامل در رسید ورود کالا چیست و چرا مهم است آمده است.
در تنظیمات انبار گزینه‌ای به نام «گارد رسید انبار» هست. اگر روی «ورود کالا فقط با رسید رسمی» باشد، موجودی فقط با رسید زیاد می‌شود. اگر روی «ثبت مستقیم موجودی هم مجاز است» باشد، در صفحهٔ محصول هم می‌شود عددش را دستی عوض کرد. ما حالت اول را پیشنهاد می‌کنیم، چون با ثبت مستقیم قیمت خرید ثبت نمی‌شود و سود کالا نامعلوم می‌ماند.
فروش: موجودی خودش کم می‌شود
وقتی فروش ثبت می‌شود، موجودی کالا کم می‌شود؛ چه فروش را از پنل بزنید، چه از فروشگاه آنلاین خودتان بیاید و چه از سرویس‌های متصل. فروشی که هنوز پیش‌نویس است موجودی را نگه نمی‌دارد و تا ثبت نشده، از قفسه چیزی کم نمی‌کند. اگر فروشی لغو یا برگشت بخورد، موجودی به انبار برمی‌گردد.
موجودی بین کانال‌ها مشترک است. یعنی «پنج عدد برای مغازه و پنج عدد برای سایت» نداریم؛ ده عدد داریم و هر کانال که زودتر فروخت، از همان ده عدد برداشته است. این سادگی عمدی است و جلوی ناموجودیِ کاذب را می‌گیرد، ولی یک پیامد دارد: اگر کالای کمیابی دارید و می‌خواهید برای یک کانال نگهش دارید، باید این را خودتان مدیریت کنید، چون رزرو جدا برای هر کانال ندارد. توضیح مفصل در کسر خودکار موجودی بعد از هر فروش چطور کار می‌کند است و بحث چند کانال در فروش حضوری و آنلاین با یک موجودی.
کالاهایی که رنگ و سایز دارند
پیراهنی در سه رنگ و چهار سایز، دوازده کالای متفاوت برای قفسه است. اگر فقط «پیراهن: ۳۰ عدد» ثبت کنید، مشتری سایز M آبی را می‌خواهد و نمی‌دانید هست یا نه. در اول هر محصول می‌تواند چند مدل داشته باشد و موجودی هر مدل جداست؛ وضعیت محصول هم از روی مدل‌ها می‌آید (مثلاً «۱ از ۴ مدل ناموجود»). راهکار کامل و ساختن مدل‌ها در مدیریت تنوع محصول بدون به‌هم‌ریختگی موجودی است.
هشدار اتمام: پیش از ناموجود شدن بدانید
برای هر کالا می‌توانید «حداقل موجودی مجاز (نقطه هشدار)» تعیین کنید. وقتی موجودی به آن رسید، کالا در پنل «هشدار موجودی» داشبورد انبار می‌آید و در فهرست موجودی با وضعیت «رو به اتمام» دیده می‌شود. وضعیت‌های دیگر موجودی هم این‌هاست: موجود، بخشی ناموجود (چند مدل از یک محصول تمام شده)، و کاملاً ناموجود.
نقطهٔ هشدار را چطور تعیین کنیم؟ یک قاعدهٔ ساده: فروش روزانهٔ متوسط ضرب‌در مدت رسیدن جنس از تأمین‌کننده. مثال فرضی: شالی که روزی دو عدد می‌فروشد و تأمین‌کننده‌اش پنج روزه می‌رساند، نقطهٔ هشدار ده است. با ده عدد هشدار می‌گیرید و تا رسیدن جنس تمام نمی‌شود. اگر تأمین‌کننده گاهی دیر می‌کند، دو سه عدد اضافه بگذارید.
ضایعات و کالای گم‌شده
همهٔ کالاهایی که از انبار بیرون می‌روند فروش نیستند. فنجانی می‌شکند، نمونه‌ای به مشتری هدیه داده می‌شود، کالایی تاریخ مصرفش می‌گذرد. اگر این‌ها را ثبت نکنید، موجودی سیستم از قفسه بیشتر می‌ماند. برای همین یک فرم مخصوص خروج کالا هست که دلیل را می‌پرسد: ضایعات و شکستگی، مفقودی یا سرقت، انقضای تاریخ مصرف، مصرف داخلی یا نمونه، و کسری شمارش و انبارگردانی. دلیل را درست انتخاب کنید؛ چند ماه بعد می‌بینید بیشتر زیان انبار از کدام دلیل بوده است.
انبارگردانی: موجودی سیستم را با قفسه یکی کنید
هر قدر هم دقیق باشید، بعد از مدتی عدد سیستم با قفسه کمی فرق می‌کند. انبارگردانی یعنی بروید کالاها را بشمارید و فرق را اصلاح کنید. در اول می‌توانید شمارش کامل انبار را شروع کنید یا فقط کالاهای خاصی را بشمارید. عدد واقعی را وارد می‌کنید، ستون «اختلاف» فرق را نشان می‌دهد، و با «نهایی‌سازی» موجودی سیستم اصلاح می‌شود. بعد از نهایی شدن، آن شمارش قابل ویرایش نیست، پس پیش از نهایی کردن یک بار اختلاف‌های بزرگ را دوباره بشمارید. روش پیشنهادی ما برای فروشگاه‌های کوچک در انبارگردانی دوره‌ای آمده است.
بارکد و برچسب: انبار سریع‌تر می‌شود
وقتی هر کالا بارکد دارد، پیدا کردنش در فروش و بسته‌بندی با اسکن انجام می‌شود، نه جستجوی اسم. اول بارکد کالا را می‌سازد و لیبل بارکد و اتیکت قیمت را با اندازه‌های رول و برگهٔ A4 چاپ می‌کند. بقیه‌اش در بارکد و برچسب کالا برای فروشگاه کوچک است.
یک مثال عددی از ابتدا تا انتها
مثال فرضی: فروشگاه کفش «نمونه» با ۱۰۰ کالا. صاحب فروشگاه قبلاً موجودی را با دفتر نگه می‌داشت. این ماه کار را در اول شروع می‌کند.
- هفتهٔ اول: ۱۰۰ کالا را وارد می‌کند و با یک رسید، موجودی اولیه را با قیمت خرید ثبت می‌کند. روی کفش‌های پرفروش نقطهٔ هشدار ۸ می‌گذارد.
- طول ماه: ۲۴۰ فروش از مغازه، اینستاگرام و سایت ثبت می‌شود. موجودی خودش کم می‌شود. دو بار جنس تازه می‌رسد و دو رسید می‌زند.
- وسط ماه: ۳ کالا به نقطهٔ هشدار می‌رسند. سفارش خرید برای همان‌ها داده می‌شود، نه برای همهٔ انبار.
- آخر ماه: انبارگردانی کالاهای خاص برای ۲۰ کالای پرفروش. نتیجه: ۱۸ کالا درست است، یکی ۲ عدد کم دارد و یکی ۱ عدد زیاد. هر دو را اصلاح می‌کند و علتش را می‌فهمد: یک فروش مغازه با سایز اشتباه ثبت شده بود.
از این ماه یک قاعده می‌ماند: اختلاف بعد از انبارگردانی کوچک است و علتش معلوم می‌شود. بدون این نظم، اختلاف را شش ماه بعد فقط به صورت «چرا موجودی با قفسه نمی‌خواند» می‌بینید. (عددها فرضی‌اند.)
چه کسی چه کاری را انجام دهد؟
در فروشگاه کوچک معمولاً انباردار جدا نیست و کارهای انبار بین چند نفر پخش است. تقسیم ساده‌ای که کمتر اختلاف می‌سازد این است: فروشنده فقط فروش را ثبت می‌کند و به موجودی دست نمی‌زند؛ یک نفر مشخص (خود مالک یا مسئول خرید) رسیدها را می‌زند؛ و انبارگردانی را کسی انجام می‌دهد که همان روز فروش ثبت نمی‌کند، تا وسط شمارش موجودی تغییر نکند. وقتی «گارد رسید انبار» روشن باشد، خودِ سیستم هم کمک می‌کند، چون موجودی را فقط رسید زیاد می‌کند و هر افزایش یک ردپا دارد.
یک عادت دیگر هم کمک می‌کند: هر بار جنس رسید، همان روز رسید بزنید، حتی اگر هنوز قیمت دقیق فاکتور تأمین‌کننده را ندارید. رسید پیش‌نویس خودکار ذخیره می‌شود و می‌توانید قیمت را بعداً کامل کنید. اگر فاکتور تأمین‌کننده بعد از نهایی‌سازی اصلاح شد، رسید قابل ویرایش است و لازم نیست از اول بسازید.
ارزش انبار را هم ببینید
یک نکتهٔ کم‌توجه‌شده: پول شما روی قفسه خوابیده است. در بخش مالی اول، «آمار موجودی» ارزش انبار را به قیمت خرید و به قیمت فروش نشان می‌دهد و فرقشان را «سود قابل انتظار» می‌نامد. این برای تصمیم خرید مفید است: کالایی که ماه‌ها فروش ندارد و ارزش زیادی دارد، پول بسته است. شرطش این است که قیمت خرید همهٔ کالاها ثبت شده باشد. اگر بعضی کالاها قیمت خرید ندارند، همان‌جا هشدار می‌دهد.
اشتباه‌های رایج در انبارداری فروشگاه
- عوض کردن دستی موجودی. «پنج تا بیشتر بود، اصلاحش کردم.» اثر و علتی ثبت نمی‌شود و قیمت خرید هم نیست. از رسید یا انبارگردانی استفاده کنید.
- ثبت نکردن ضایعات. کالای شکسته در موجودی می‌ماند و فروشی که ثبت می‌شود روی کالایی است که وجود ندارد.
- انبارگردانی فقط وقتی مشکل پیدا شد. بهتر است دوره‌ای باشد و ساده: پرفروش‌ها ماهانه، بقیه فصلی.
- قیمت خرید خالی. کالایی که قیمت خرید ندارد، در سود درست حساب نمی‌شود. هر هفته فیلتر «بدون قیمت خرید» را در فهرست موجودی نگاه کنید.
- یک محصول برای همهٔ سایزها. وقتی موجودی رنگ و سایز جدا نیست، «موجود» بودن محصول به هیچ سؤال مشتری جواب نمی‌دهد.
- نقطهٔ هشدار برای همه یکی. کالای پرفروش و کالای دیرفروش یک حد ندارند. اول پرفروش‌ها را تنظیم کنید.
- رسید را بعد از رسیدن جنس نزدن. جنس روی قفسه است و در سیستم نیست؛ فروش همان کالا با موجودی صفر مشکل ایجاد می‌کند.
انبارداری در اول
صفحهٔ انبارداری و کسر موجودی اول خلاصهٔ این چرخه را دارد: موجودی مشترک بین کانال‌ها، رسید ورود کالا با پیش‌نویس خودکار و دفترچهٔ تأمین‌کنندگان، انبارگردانی، ثبت ضایعات، هشدار اتمام و چاپ بارکد. رسید ورود کالا، انبارگردانی و حد سفارش در پلن «رشد» هستند؛ جزئیات پلن‌ها را در صفحهٔ تعرفه ببینید.
سؤال‌های رایج
آیا برای انبارداری باید انباردار داشته باشم؟
برای فروشگاه کوچک نه. وقتی ورود با رسید و فروش با ثبت انجام شود، خود صاحب فروشگاه یا یک همکار می‌تواند هفته‌ای یک بار موجودی کالاهای پرفروش را کنترل کند.
موجودی اولیه را چطور وارد کنم؟
با یک رسید ورود کالا و قیمت خریدی که برای هر کالا دارید. اگر قیمت دقیق را نمی‌دانید، میانگین تقریبی بزنید و بعداً با رسیدهای واقعی دقیق‌تر شود.
اگر فروش اشتباه ثبت شود، موجودی چه می‌شود؟
اگر فروش را لغو کنید یا برگشت بزنید، موجودی برمی‌گردد. اشتباه در تعداد را هم با ویرایش یا لغو فروش اصلاح کنید، نه با دست‌کاری موجودی: تا پیش از ارسال، ویرایش اقلام فروش موجودی را خودکار هماهنگ می‌کند (تعداد بیشتر از موجودی کم می‌کند، تعداد کمتر برمی‌گرداند). بعد از ارسال، اقلام قفل می‌شوند و راه اصلاح «تعویض یا مرجوعی» است که کالای برگشتی را به موجودی برمی‌گرداند.
آیا انبار چندتایی (چند مکان) پشتیبانی می‌شود؟
نه؛ اول یک انبار مشترک دارد و موجودی هر مدل یک عدد است. انبار یا مکان جدا برای شعبه‌های مختلف تعریف نمی‌شود، پس این مقاله دربارهٔ همین یک انبار مشترک است.
موجودی صفر یعنی کالا از فروشگاه آنلاین پنهان می‌شود؟
نه، کالا پنهان نمی‌شود. در فروشگاه آنلاین مدل ناموجود در انتخاب رنگ و سایز کم‌رنگ و خط‌خورده دیده می‌شود، به‌جای دکمهٔ خرید «ناموجود در انبار» نمایش داده می‌شود و مشتری نمی‌تواند آن را به سبد بیفزاید. اگر نمی‌خواهید کالایی دیده شود، وضعیت محصول را «پیش‌نویس» یا «بایگانی» کنید.
با اول امتحانش کنید
اگر می‌خواهید موجودی و رسیدهایتان را یک‌جا ببینید، ۷ روز تست رایگان اول را شروع کنید: کالاهایتان را وارد کنید، یک رسید بزنید و چند فروش ثبت کنید تا کسر موجودی را خودتان ببینید.
انبارداری فروشگاه با اول
همین کارهایی که خواندید را در اول انجام دهید. ثبت‌نام چند دقیقه بیشتر نمی‌برد.
