ثبت سفارش اینستاگرام؛ چطور سفارش‌های دایرکت را بدون گم شدن ثبت و پیگیری کنیم
فروشگاه‌های اینستاگرامی معمولاً از یک جا شروع می‌کنند: دایرکت. مشتری عکس را می‌بیند، پیام می‌دهد، قیمت و موجودی را می‌پرسد، آدرس می‌فرستد و فیش را عکس می‌گیرد. تا ده سفارش در روز، حافظه و اسکرین‌شات جواب می‌دهد. بعد از آن، ثبت سفارش اینستاگرام در یک دفتر مشخص، تفاوت بین فروشگاهی که رشد می‌کند و فروشگاهی که در پیام‌ها غرق می‌شود را می‌سازد.
در این مقاله روندی را می‌گوییم که ثبت و پیگیری سفارش‌های دایرکت را از حافظه به یک سیستم منتقل می‌کند. توجه کنید که اول، سفارش اینستاگرام را به‌صورت خودکار از دایرکت نمی‌خواند؛ شما سفارش را با چند کلیک در پنل ثبت می‌کنید و از آن به بعد همه‌چیز (موجودی، فاکتور، بسته‌بندی، پیگیری) در یک جا خودکار است.
چرا سفارش‌های دایرکت گم می‌شوند؟
سه دلیل معمول دارد:
- پیام‌ها پایین می‌روند. مشتری ساعت ۱۰ آدرس داده، ساعت ۱۴ فیش فرستاده، و بین این دو ۴۰ پیام دیگر آمده است.
- اطلاعات سفارش در چند جاست. کالا در یک پیام، آدرس در پیام دیگر، شمارهٔ تماس در پروفایل، تأیید پرداخت در عکس.
- هیچ‌کس «وضعیت» را ثبت نمی‌کند. «ارسال شد؟» «کد رهگیری رو دادی؟» سؤال‌هایی که فقط با گشتن در چت جواب داده می‌شوند.
مثال: فروشگاه لوازم آرایشی با ۸۰ کالا و روزی ۱۲ سفارش دایرکت. فرض کنید ۳ سفارش در هفته به دلیل فراموشی یا اشتباه موجودی دیر ارسال شود. در یک ماه ۱۲ سفارش دیر، و هر کدام احتمال یک نظر منفی یا یک مشتری از دست‌رفته. (عددها فرضی‌اند؛ برای فروشگاه خودتان یک هفته شمارش کنید.)
قدم اول: یک کانال به اسم اینستاگرام
از «کانال‌های فروش» یک کانال به نام «اینستاگرام» بسازید، با نوع «آنلاین» (چون ارسال می‌خواهد). از این به بعد هر فروشی که از دایرکت می‌آید، روی همین کانال ثبت می‌شود. دو چیز را می‌توانید برای این کانال جدا تعیین کنید:
- روش‌های ارسال و هزینه. مثلاً پست پیشتاز با هزینهٔ مشخص، یا پیک درون‌شهری.
- پیامک «ثبت سفارش». اگر روشن باشد، مشتری با ثبت سفارش پیامکی دریافت می‌کند و دیگر لازم نیست دستی بنویسید «سفارشتون ثبت شد».
قدم دوم: ثبت سفارش در لحظه
وقتی مشتری کالا و آدرس را نهایی کرد، از گوشی یا رایانه به «فروش جدید» بروید، کانال اینستاگرام را بزنید، و این‌ها را بیفزایید:
- مشتری (اگر قبلاً خرید کرده، با شماره‌اش پیدا می‌شود)
- کالاها با رنگ و سایز دقیق
- روش ارسال و آدرس
- روش پرداخت: کارت‌به‌کارت یا درگاه
برای ثبت یک سفارش دو کالایی کمتر از دو دقیقه کافی است. مهم‌تر این‌که با ذخیرهٔ فروش، موجودی کالاها کم می‌شود. اگر همان لحظه مغازه هم همان کالا را بفروشد، موجودی درست را می‌بیند.
قدم سوم: وضعیت‌ها را عوض کنید، نه چت را بگردید
هر فروش یک وضعیت دارد و هر وقت کاری انجام شد، آن را جلو می‌برید: در انتظار پرداخت، تأییدشده، در حال آماده‌سازی، ارسال‌شده، تکمیل‌شده. فهرست فروش‌های کانال اینستاگرام را با فیلتر «در انتظار» ببینید و کارهای باقی‌مانده را در یک نگاه بشمارید.
یک عادت ساده: صبح‌ها اول فیلتر «در انتظار» را باز کنید. هر سفارشی که از دیروز مانده، یا باید پیگیری شود یا لغو.
برای ارسال، همان فروش (اگر آدرس ارسال دارد) در صفحهٔ «بسته‌بندی و ارسال» می‌آید و لازم نیست آدرس را دوباره بنویسید. برچسب پستی را هم از «جزئیات سفارش» می‌توانید چاپ کنید، یا از فهرست فروش‌ها چند سفارش را تیک بزنید و برچسب‌هایشان را یک‌جا چاپ کنید.
قدم چهارم: فاکتور و اشتراک‌گذاری
پیش‌فاکتور و فاکتور آنلاین با امکان چاپ و اشتراک‌گذاری لینک در اول وجود دارد؛ یعنی به‌جای عکس دست‌نویس، یک لینک تمیز برای مشتری می‌فرستید. این کار در اینستاگرام که اعتماد اهمیت دارد، تفاوت محسوسی ایجاد می‌کند.
یک روز نمونه
فروشگاه پوشاک با ۲۰۰ کالا و روزی ۲۰ سفارش دایرکت:
- ۹ صبح: فیلتر «در انتظار»؛ ۴ سفارش مانده از دیروز.
- ۱۰ تا ۱۴: هر سفارش جدید، در همان لحظه ثبت می‌شود. موجودی سایز M شلوار از ۶ به ۳ می‌رسد.
- ۱۴:۳۰: مشتری مغازه ۲ شلوار M می‌خواهد؛ موجودی یک عدد نشان می‌دهد. شما راحت می‌گویید «فقط یکی مانده» و کسی را با فروش مضاعف ناراضی نمی‌کنید.
- ۱۷: بسته‌ها آماده می‌شوند و وضعیت به «ارسال‌شده» می‌رود.
- ۲۱: نمودار کانال‌ها را نگاه می‌کنید و می‌بینید اینستاگرام امروز چند فروش و چه مبلغی داشته است.
اشتباه‌های رایج
- ثبت شبانه. ثبت سفارش‌ها آخر شب، موجودی روز را غلط می‌کند. هر فروش را همان موقع ثبت کنید.
- ثبت با اسم‌های متفاوت. اگر یک بار «ساناز» و بار دیگر «ساناز ج.» بنویسید، سابقهٔ خرید مشتری دو نیم می‌شود. با شمارهٔ موبایل مشتری را پیدا کنید، نه با اسم.
- نگه داشتن فیش فقط در چت. پرداخت را در همان فروش با وضعیت پرداخت ثبت کنید.
- کانال نساختن. اگر سفارش‌های اینستاگرام و مغازه در یک کانال بریزند، نمی‌فهمید دایرکت چه می‌ارزد.
- حذف مشتری‌های «بدون خرید». کسی که پرسید و نخرید، فردا ممکن است بخرد. اطلاعاتش را پاک نکنید.
چه چیزهایی دستی می‌ماند؟
صادقانه بگوییم: پاسخ‌دادن به مشتری، توافق روی قیمت و گرفتن آدرس، همچنان در دایرکت انجام می‌شود. اول جای دایرکت را نمی‌گیرد؛ جای دفترچه، اکسل و حافظه را می‌گیرد. هدف این است که سفارشی که توافق شد، یک بار و درست ثبت شود.
برای دیدن این‌که کانال‌ها را کنار هم چطور بسنجید، راهنمای کامل مدیریت کانال‌های فروش را بخوانید. اگر در تلگرام هم می‌فروشید، فروش در تلگرام همین روند را با تفاوت‌هایش می‌گوید، و برای موجودی مشترک با مغازه، فروش حضوری و آنلاین با یک موجودی را ببینید.
قالب پیام برای جمع‌آوری اطلاعات
بیشتر تأخیر ثبت سفارش از ناقص بودن اطلاعات است. یک پیام آماده بسازید و در دایرکت بفرستید تا مشتری یک‌جا همه‌چیز را بدهد: نام و نام خانوادگی، شمارهٔ موبایل، آدرس کامل با کد پستی، کالا با رنگ و سایز. با این پیام، ثبت فروش از چند پرسش و پاسخ به یک بار کپی‌کردن تبدیل می‌شود. بعد از ثبت، اگر پیامک «ثبت سفارش» روشن باشد، مشتری تأیید را در پیامک هم می‌بیند و شما فقط خلاصه را در دایرکت می‌نویسید.
وقتی سفارش لغو یا عوض می‌شود
در دایرکت، تغییر نظر زیاد پیش می‌آید: «سایز را عوض کنید»، «فقط یکی را می‌خواهم». قاعدهٔ ساده این است که تا قبل از بسته‌بندی، همان فروش را اصلاح کنید و بعد از بسته‌بندی، با مشتری روی ارسال مجدد یا مرجوعی توافق کنید. مهم این است که تغییر در همان فروش ثبت شود، نه در چت. اقلام فروش تا پیش از «ارسال‌شده» قابل ویرایش‌اند و موجودی خودکار با تغییر هماهنگ می‌شود (تعداد را کم کنید، موجودی برمی‌گردد؛ کالا را عوض کنید، موجودی کالای قبلی برمی‌گردد و از کالای تازه کم می‌شود). اگر فروش پرداخت شده باشد، راه درست «تعویض یا مرجوعی» روی همان کالاست؛ کالای برگشتی به موجودی برمی‌گردد و اختلاف مبلغ روی مانده یا اعتبار فروش می‌نشیند. در غیر این صورت، موجودی و فاکتور با آنچه واقعاً ارسال شد نمی‌خواند.
سؤال‌های رایج
آیا لازم است برای هر سفارش مشتری را جدا ثبت کنم؟
بار اول بله؛ از خرید بعدی با شمارهٔ موبایل پیدا می‌شود.
اگر مشتری سفارشش را عوض کرد چه می‌شود؟
تا قبل از ارسال می‌توانید اقلام فروش را ویرایش کنید و موجودی خودکار هماهنگ می‌شود. لغو هم با تغییر وضعیت به «لغو شده» انجام می‌شود و کالاها به موجودی برمی‌گردند؛ فروشی که هنوز پرداخت یا ارسالی نداشته (پیش‌نویس یا در انتظار) را حذف هم می‌توانید. بعد از ارسال، اقلام قفل‌اند و راه اصلاح، «تعویض یا مرجوعی» است.
آیا می‌شود از گوشی ثبت کرد؟
پنل برای گوشی طراحی شده و ثبت فروش از همان‌جا ممکن است.
پیامک ثبت سفارش خودکار ارسال می‌شود؟
برای کانال‌های آنلاین پیش‌فرض روشن است و از تنظیمات کانال قابل خاموش کردن است.
ثبت سفارش دایرکت را از امروز منظم کنید
در ۷ روز تست رایگان اول یک کانال اینستاگرام بسازید، سفارش‌های همین هفته را ثبت کنید و ببینید فهرست «در انتظار» چقدر کار را ساده می‌کند. صفحهٔ مدیریت کانال‌های فروش را هم ببینید.
مدیریت کانال‌های فروش با اول
همین کارهایی که خواندید را در اول انجام دهید. ثبت‌نام چند دقیقه بیشتر نمی‌برد.
