نرم‌افزار انبارداری یا اکسل؟ کِی اکسل کافی است و کِی نه

اگر فروشگاه کوچکی دارید و موجودی‌تان در یک فایل اکسل است، لازم نیست احساس بدی داشته باشید. اکسل رایگان است، همه بلدند و برای شروع کامل کار می‌کند. سؤال درست این نیست که «اکسل بد است یا نه»، این است که کار شما از کجا به بعد از اکسل بزرگ‌تر می‌شود. این مقاله را ما، سازندگان نرم‌افزار اول، نوشته‌ایم و منافعی داریم؛ برای همین قسمت اول را به دفاع از اکسل اختصاص داده‌ایم.

اکسل کجا کافی است

اکسل در این شرایط واقعاً جواب می‌دهد:

• فروش از یک جا انجام می‌شود (مثلاً فقط مغازه یا فقط یک پیج) و یک نفر ثبت می‌کند.
• کالاها تنوع ندارند یا خیلی کم دارند: «یک کتاب، یک قیمت».
• تعداد فروش روزانه اندک است و آخر روز می‌شود همه را یکجا وارد کرد.
• تعداد کالا از چند ده تا بیشتر نیست و هر چند وقت می‌شود با قفسه مطابقت داد.
• هنوز لازم ندارید سود هر فروش را به تفکیک بدانید.

در این وضع، نرم‌افزار انبارداری چیزی به شما اضافه نمی‌کند جز کار یادگیری. اگر دقیقاً اینید، همین‌جا بمانید و فقط دو عادت را نگه دارید: هر ورود کالا را با تاریخ و قیمت خرید ثبت کنید و هفته‌ای یک بار چند کالای پرفروش را با قفسه بشمارید.

اکسل از کجا شروع به گران شدن می‌کند

هزینهٔ اکسل پول نیست، وقت و خطاست. این چند نقطه را معمولاً فروشگاه‌ها به ترتیب رد می‌کنند.

۱. وقتی فروش از چند جا می‌آید. اینستاگرام، مغازه و سایت هر کدام ممکن است یک نفر یا یک فایل داشته باشند. کالایی که در مغازه فروخته شده تا شب در پیج «موجود» می‌ماند. هر اکسل مشترکی هم وقتی دو نفر هم‌زمان ویرایشش می‌کنند خطر نسخهٔ دوم را دارد. توضیح کامل‌تر در فروش حضوری و آنلاین با یک موجودی است.

۲. وقتی کالا رنگ و سایز دارد. پیراهن در سه رنگ و چهار سایز، دوازده سطر است. هر فروش باید در سطر درست کم شود. با رشد فروش، سطر اشتباه زدن حتمی می‌شود. در نرم‌افزار هر تنوع موجودی خودش را دارد؛ جزئیاتش در مدیریت تنوع محصول آمده.

۳. وقتی عدد باید خودش کم شود. در اکسل «کم کردن» کاری است که شما باید یادتان بماند. در نرم‌افزار فروش ثبت می‌شود و موجودی خودش کم می‌شود؛ لغو یا برگشت هم کالا را برمی‌گرداند (کسر خودکار موجودی).

۴. وقتی سود برایتان مهم می‌شود. سود واقعی از قیمت خرید همان کالا در لحظهٔ فروش می‌آید. اگر قیمت خرید یک ستون ثابت باشد و تأمین‌کننده قیمتش را عوض کند، سود ماه‌های قبل هم عوض می‌شود. در اول قیمت خرید روز فروش روی ردیف فروش می‌ماند (حسابداری فروشگاه).

۵. وقتی بیش از یک نفر کار می‌کند. کنترل دسترسی در اکسل عملاً نیست. هر کس می‌تواند هر سلول را عوض کند و ردپایی نمی‌ماند. با نرم‌افزار هر تغییر موجودی دلیل دارد: رسید، فروش، ضایعات، انبارگردانی.

۶. وقتی رسید و بدهی تأمین‌کننده مهم می‌شود. اکسل می‌تواند یک ستون «پرداخت‌شده؟» داشته باشد، ولی از رسید جدا است. در اول رسید ورود کالا تأمین‌کننده، فاکتور و وضعیت پرداخت را با هم ثبت می‌کند.

مقایسهٔ سادهٔ دو روش

نرم‌افزار هم عیب دارد: اشتراک می‌خواهد، یادگیری دارد و چیزی را که طراحی نشده نمی‌توانید با فرمول بسازید. مثلاً در اول موجودی بین کانال‌ها مشترک است و رزرو جدا برای هر کانال ندارد. اگر کارتان به آن نیاز دارد، قبل از تصمیم بپرسید.

نشانه‌هایی که وقت جابه‌جایی رسیده

اگر دو سه تا از این‌ها برایتان آشناست، احتمالاً اکسل دیگر کافی نیست:

1. هفته‌ای یک بار می‌بینید موجودی فایل با قفسه نمی‌خواند و دلیلش را نمی‌دانید.
2. مشتری سفارش داده و بعد معلوم شده کالا تمام شده است.
3. برای هر ماه چند ساعت وقت لازم دارید تا فروش چند کانال را جمع بزنید.
4. نمی‌توانید بگویید سود ماه گذشته چقدر بود.
5. کالا رنگ و سایز دارد و پرسیدن «از این مدل چند تا هست» نیاز به جستجوی دستی دارد.
6. یک نفر دیگر هم موجودی را عوض می‌کند و گاهی با هم قاطی می‌شود.

مقالهٔ ۷ نشانهٔ نیاز به نرم‌افزار مدیریت فروش همین را از نگاه فروش می‌گوید.

یک مثال برای حس عددی (فرضی)

فرض کنید فروشگاهی ۱۵۰ کالا دارد و هر ماه ۳۰۰ فروش از دو کانال. اگر برای هر فروش فقط ۳۰ ثانیه برای عوض کردن عدد در فایل وقت بگذارد، حدود ۱۵۰ دقیقه، یعنی ۲ ساعت و نیم در ماه، فقط صرف کم کردن موجودی می‌شود. اگر ماهانه یکی دو بار هم اختلاف پیدا شود و نیم ساعت برای پیدا کردنش لازم باشد، یک ساعت دیگر. این عددها فرضی‌اند و ساعت شما ممکن است کمتر یا بیشتر باشد؛ مهم این است که هزینه را به ساعت تبدیل کنید و با اشتراک نرم‌افزار مقایسه کنید. خطای فروش اشتباه (کالای تمام‌شده‌ای که فروخته شده) در این حساب نیامده و معمولاً گران‌تر از آن است.

چطور بدون ریسک جابه‌جا شوید

• اکسل را دور نریزید. فایل فعلی را به‌عنوان پشتیبان نگه دارید.
• اول یک رسید موجودی اولیه بزنید. کالاها را وارد کنید و با یک رسید ورود کالا موجودی و قیمت خرید را ثبت کنید (رسید ورود کالا). اگر قیمت دقیق را ندارید، میانگین تقریبی بزنید.
• با یک هفتهٔ موازی شروع کنید. هر فروش را هم در پنل و هم در فایل بنویسید و اختلاف را ببینید. این همان کاری است که در ۷ روز تست رایگان می‌توانید انجام دهید.
• بعد از یک ماه انبارگردانی کنید. چند کالای پرفروش را بشمارید و ببینید عدد پنل درست است (انبارگردانی).
• اکسل را برای گزارش‌های خاص نگه دارید. هر چیزی که پنل ندارد را می‌شود از خروجی گرفت و در اکسل تحلیل کرد؛ فهرست فروش‌ها (و صفحهٔ هر محصول) دکمهٔ «خروجی اکسل» دارد.

اشتباه‌های رایج

• جابه‌جایی وسط شلوغ‌ترین فصل. بهتر است در روزهای آرام شروع کنید.
• وارد کردن کالا بدون قیمت خرید. نرم‌افزار بدون قیمت خرید سود درست نمی‌دهد.
• ادامهٔ هر دو روش برای همیشه. اگر دو منبع دارید، هیچ‌کدام را باور نمی‌کنید. تاریخی مشخص کنید و بعد از آن فقط پنل.
• توقع جادو. نرم‌افزار نظم را نمی‌سازد، فقط ثبت را ساده می‌کند. رسید و انبارگردانی را همچنان خودتان باید انجام دهید.

سؤال‌های رایج

با اول امتحانش کنید